Организационные документы как основа управления организацией. Организационные документы на предприятии

ДСТУ 2732 ).

4.1. Устав

Устав

Собственник;

Наименование;

Местонахождение;

Дата документа (11);

Гриф утверждения (17);

Текст документа (21);

1. Общие положения

4. Уставный капитал

5. Имущество общества

10. Учет и отчетность

11. Персонал общества

14. Заключительные положения.

4.2. Положение

Положение

Наименование вышестоящей организации (06);

Наименование организации (07);

Название вида документа (10);

Дата документа (11);

Место составления или издания документа (14);

Заголовок к тексту (19);

Текст документа (21);

Подпись (23);

Визы документа (25).

4.3. Инструкция

Инструкция

Реквизиты инструкции следующие:

Наименование организации (07);

Название вида документа (10);

Дата документа (11);

Регистрационный индекс документа (12);

Место составления или издания документа (14);

Гриф утверждения документа (17);

Заголовок к тексту (19);

Текст документа (21);

Подпись (23);

Гриф согласования документа (24);

Визы документа (25);

приказа

Заголовок инструкции Например : «, «.

Например: или: « и т. д.

должностными инструкциями Текст должностной инструкции

виза ознакомления .

«Снайпер»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

16.11.2009 № 12

кассира

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Муравьев В. С. Муравьев

1. Общие положения

Положением о бухгалтерии;

.

2. Задачи и обязанности

3. Права

Кассир имеет право:

4. Ответственность

Кассир несет ответственность:

5. Должен знать

Кассир должен знать:

Кассир должен:

4.4.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

на 2010 год

№ п/п Количество штатных единиц
Дирекция
1 Генеральный директор 1
2 Директор по экономике 1
3 Секретарь 1
Бухгалтерия
4 Главный бухгалтер 1
5 Бухгалтер 0,5
Отдел сбыта
6 Начальник отдела сбыта 1
7 Агент коммерческий 3
8 1
9 Водитель 1
ВСЕГО 10,5

4.5. Штатное расписание

В соответствии со ст. 64 ХКУ

Штатное расписание

Классификатором профессий .

приказа

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

ООО «Валентина»

на 2010 год

Вводится с 01.01.2010

№ п/п Должность (профессия) Количество штатных единиц Должностной оклад, грн. Надбавки (доплаты), грн.
Название
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Дирекция Генеральный директор 1210.1 1 6500 300 6800
2 Директор по экономике 1231 1 5600 300 5900
3 Секретарь 4115 1 1400 - 1400
4 Бухгалтерия Главный бухгалтер 1231 1 5500 150 5650
5 Бухгалтер 2411.2 0,5 2000 - 1000
6 Отдел сбыта Начальник отдела сбыта 1233 1 5000 - 5000
7 Агент коммерческий 3415 3 2050 150 6600
8 Административно-хозяйственный отдел Менеджер по административной деятельности 1475.4 1 4000 - 4000
9 Водитель 8322.2 1 1800 - 1800
Всего Х Х 10,5 Х Х 38150

4.6. Приказ

Приказ

Реквизиты приказа следующие:

Наименование вышестоящей организации (06);

Наименование организации (07);

Название вида документа (10);

Дата документа (11);

Регистрационный индекс документа (12);

Место составления или издания документа (14);

Текст документа (21);

Подпись (23);

Гриф согласования (24);

Визы документа (25).

По основной деятельности;

Приказами по личному составу

Изучение сути вопроса;

Согласование проекта;

Подписание приказа.

В констатирующей части

Например:

«

В распорядительной части

Например:

«

Например:

«

«

Текст приказа должен иметь заголовок Об итогах» , «О мерах» например: «.

Пример:

ВНУТРЕННИЕ ВИЗЫ

ПРИКАЗ

4.7. Выписка из приказа

Выписка из документа

Общество с ограниченной ответственностью

«Каскад»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

14.01.2009 г. Харьков № 2

ПРИКАЗЫВАЮ:

4. Организационно-распорядительная документация предприятия

Организационно-распорядительная документация - это подсистема управленческой документации, которая обеспечивает осуществление организационной и распорядительной функций управления (ДСТУ 2732 ).

Помимо общих требований к тексту служебных документов, необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения.

4.1. Устав

Государственные, коммунальные, частные предприятия, общественные объединения, акционерные общества действуют на основе устава.

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность предприятий, учреждений, организаций, их взаимоотношения с другими предприятиями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности.

Устав является основным документом, на основании которого действует предприятие. В нем определяются:

Собственник;

Наименование;

Местонахождение;

Предмет и цели деятельности;

Органы управления и порядок их формирования;

Компетенция и полномочия трудового коллектива предприятия и его выборных органов;

Орган, который имеет право представлять интересы трудового коллектива (совет трудового коллектива, профсоюзный комитет и т. п.);

Порядок создания имущества предприятия;

Условия реорганизации и прекращения деятельности предприятия.

При оформлении устава используются следующие реквизиты:

Наименование вышестоящей организации (06);

Наименование организации (07);

Название вида документа (10);

Дата документа (11);

Место составления или издания документа (14);

Гриф утверждения (17);

Текст документа (21);

Запись о государственной регистрации (32).

Текст устава, его структура и содержание разделов зависят от формы собственности и организационно-правовой формы предприятия. Например, устав общества может иметь такие разделы :

1. Общие положения

2. Цели и предмет деятельности общества

3. Ответственность общества и участников

4. Уставный капитал

5. Имущество общества

6. Формирование фондов общества

7. Порядок распределения прибыли и покрытия убытков

8. Права и обязанности общества и его участников

9. Органы управления обществом и их должностные лица

10. Учет и отчетность

11. Персонал общества

12. Вступление и выход участника из общества

13. Прекращение деятельности общества

14. Заключительные положения.

Цели создания и деятельность предприятия, другие положения устава не должны противоречить действующему законодательству. Незаконные положения должны быть заменены новыми. Иначе говоря, устав должен постоянно обновляться путем внесения изменений, дополнений или путем издания новой редакции устава. Все вносимые в устав поправки, изменения и дополнения должны быть утверждены полномочным органом.

После утверждения устав подлежит обязательной регистрации (перерегистрации) в соответствующих государственных органах, о чем на титульном листе устава производится запись установленной формы.

Уставы оформляются на листах бумаги формата А4 печатным способом. Все листы прошивают, нумеруют и скрепляют печатью.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, составляется штатное расписание, издаются положения, правила и другие документы.

4.2. Положение

Положение - это правовой акт, определяющий структуру, функции, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятий и учреждений, их структурных подразделений, отделов, секторов (например, Положение о филиале), либо порядок действий органов управления предприятий и организаций в определенных случаях (например, Положение о порядке расследования несчастных случаев, которые произошли во время учебно-воспитательного процесса в учебных заведениях).

Это могут быть также положения о постоянно действующих комиссиях: экспертных, ревизионных, надзорных, контрольных, методических и др. (например, Примерное положение об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанной на частной форме собственности); или положения о проведении конкурсов, смотров и т. д.

Положения бывают примерные, типовые и индивидуальные.

Типовые положения разрабатываются вышестоящими организациями для учреждений и предприятий своей системы (ведомства), примерные - для любых предприятий всех форм собственности, индивидуальные - на основе типовых и примерных положений непосредственно на предприятиях, в учреждениях, организациях.

Основанием для разработки положений служит устав предприятия, организации.

Если структура предприятия состоит из различных подразделений, то для каждого из них разрабатывается Положение о структурном подразделении.

В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:

Наименование вышестоящей организации (06);

Наименование организации (07);

Название вида документа (10);

Дата документа (11);

Регистрационный индекс документа (12);

Место составления или издания документа (14);

Гриф утверждения документа (17);

Заголовок к тексту (19);

Текст документа (21);

Подпись (23);

Гриф согласования документа (24);

Визы документа (25).

Заголовок к тексту может объединяться с названием вида документа, например: Положение об отделе материально-технического снабжения и т. п.

Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

1. Общие положения - определяется правовой статус подразделения, его подчиненность, наличие печати и (или) штампа. В этом разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должны руководствоваться работники структурного подразделения в своей деятельности.

2. Задачи - указываются основные направления деятельности структурного подразделения.

3. Структура - схематично представляется деление на структурные подразделения более низкого уровня (участки, бюро, секторы и т. п.) по подчиненности и во взаимосвязи.

4. Руководство - определяется порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю.

5. Функции - перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности.

6. Взаимоотношения (связи) - определяются служебные взаимоотношения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности.

7. Права - указываются права подразделения, необходимые для осуществления возложенных на него функций.

8. Ответственность - устанавливается в соответствии с законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него функций и неиспользование предоставленных прав.

Положение вводится в действие со дня его утверждения (или даты, указанной в распорядительном документе, которым утверждено положение).

Положение является сложным документом, поэтому для него целесообразно оформлять титульный лист, на который выносятся следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, дата документа, название вида документа и объединенный с ним заголовок к тексту, место составления или издания документа, регистрационный индекс. В этом случае нет необходимости издавать приказ о введении положения.

Разрабатывается Положение о структурном подразделении руководителем этого подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора по подчиненности, заместителем директора по экономическим вопросам, заместителем директора по правовой работе и утверждается руководителем предприятия. Положения могут визироваться начальником отдела труда и заработной платы, юрисконсультом.

Порядок оформления, построения, изложения, согласования и регистрации положений о структурных подразделениях и внесения в них изменений устанавливается методологической инструкцией, разрабатываемой на предприятии.

Изменения в Положение о структурном подразделении вносятся на основании приказа руководителя предприятия.

Приведем образец формы положения.

4.3. Инструкция

Инструкция - организационный документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов и содержат правила общего характера, регламентирующие порядок и условия осуществления деятельности в какой-либо определенной отрасли управления.

Отдельные группы составляют инструкции по эксплуатации оборудования (механизмов, машин, устройств, приборов), инструкции по охране труда, должностные инструкции.

Реквизиты инструкции следующие:

Наименование организации (07);

Название вида документа (10);

Дата документа (11);

Регистрационный индекс документа (12);

Место составления или издания документа (14);

Гриф утверждения документа (17);

Заголовок к тексту (19);

Текст документа (21);

Подпись (23);

Гриф согласования документа (24);

Визы документа (25);

Фамилия исполнителя (28) (при необходимости).

Инструкция оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4. Утверждается инструкция непосредственно руководителем или распорядительным документом. Более предпочтительным является введение инструкции в действие путем издания приказа . Это позволяет устанавливать срок введения инструкции, предусматривать необходимые организационные мероприятия, указывать ответственных исполнителей и тем самым обеспечивать скорейшее введение в действие инструкции.

В случае когда инструкция утверждается распорядительным документом и является приложением к нему, она должна иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Отметку делают в верхнем правом углу первого листа инструкции-приложения (см. раздел 3.5 данного спецвыпуска на с. 25).

Помимо собственно инструкций, различают инструкции примерные, типовые, методологические, должностные. Инструктивный характер имеют также рекомендации, методические рекомендации, методические указания и др.

Приступая к составлению инструкции, следует выяснить, есть ли примерные или типовые инструкции по данному вопросу, и затем на их базе разрабатывать нужную инструкцию.

Инструкция является документом длительного действия и, как правило, действует до замены ее новой. В ней отсутствуют указания на конкретных исполнителей и не устанавливаются сроки исполнения. В то же время инструкции регламентируют порядок выполнения определенных действий, процессов разными исполнителями и предназначены для постоянного использования. И эти обстоятельства определяют особенности изложения текста инструкции.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например : «Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства» , «Должностная инструкция инспектора по контролю качества продукции» .

Так как инструкция содержит методические аспекты, ее текст должен быть исключительно точным и понятным, излагаться в логической последовательности законченными разделами, которые разбиваются на пункты, подпункты. Рубрикация для инструкции является обязательной, будут ли это только пункты или более сложное деление текста на структурные элементы (разделы, подразделы, пункты, подпункты) - все они должны быть пронумерованы.

Инструкции относятся к организационным документам и носят директивный характер, поэтому в тексте используют формулировки со словами: должен, необходимо, следует, обязан, не допускается, запрещается, имеет право и т. п. Отступления от действий, предусмотренных инструкцией, квалифицируются как нарушение дисциплины. Изложение текста ведется от третьего лица или в безличной форме. Например: «Секретарь отвечает за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и убывающих в командировку, и производит отметки в командировочных удостоверениях» или: «Записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны вестись согласно формулировкам действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона» и т. д.

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностными инструкциями , которые устанавливают функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции , как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения - устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, подчиненность, перечисляются основные законодательные акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе.

2. Задачи и обязанности - указывается предмет, содержание и перечень видов работ, из которых состоят выполняемые работником функции, перечисляются конкретные задачи, возложенные на работника, определяется форма его участия в процессе - обеспечивает, подготавливает, исполняет, курирует, контролирует, представляет и т. д.

3. Права - указываются полномочия, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него задач и обязанностей.

4. Ответственность - устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

5. Должен знать - содержатся требования к специальным знаниям, а также к знанию законодательных актов и нормативных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

6. Квалификационные требования - содержит нормы, касающиеся образования, образовательно-квалификационных уровней и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по должности.

7. Взаимоотношения (связи по должности) - регулируются трудовые взаимоотношения работника с сотрудниками своего и других структурных подразделений, а также со сторонними предприятиями (указываются сроки получения и предоставления информации, порядок согласования и утверждения соответствующих документов и т. п.). Этот раздел может отсутствовать в должностной инструкции, если порядок взаимодействия работников структурных подразделений отражен в положениях об этих подразделениях.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения или специалистом по труду, подписывается руководителем структурного подразделения или подготовившим ее специалистом, согласовывается с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности, юрисконсультом, утверждается руководителем предприятия и доводится до работника. Подтверждением факта ознакомления работника с должностной инструкцией является виза ознакомления . Она включает подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. Ей должна предшествовать запись: «С должностной инструкцией ознакомлен» .

Изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. В определенных случаях должностная инструкция должна быть заменена, например, при изменении наименования предприятия или структурного подразделения, изменении названия должности.

Приведем пример должностной инструкции.

Общество с ограниченной ответственностью

«Снайпер»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

16.11.2009 № 12

кассира

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Муравьев В. С. Муравьев

1. Общие положения

1.1. Кассир относится к профессиональной группе «технические служащие».

1.2. Назначение на должность кассира и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия по представлению главного бухгалтера.

1.3. В своей работе должен руководствоваться:

Действующим законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами предприятия, относящимися к его сфере деятельности;

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Нормативными актами (положениями, инструкциями и др.) об охране труда, пожарной безопасности;

Положением о бухгалтерии;

Настоящей должностной инструкцией.

1.4. Кассир непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.

1.5. На время отсутствия кассира (отпуск, болезнь, другие уважительные причины) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Это должностное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. Должностная инструкция разработана в соответствии с:

Положением о бухгалтерии от 03.07.2005 № 2;

2. Задачи и обязанности

2.1. Осуществляет операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу предприятия, хранит все принятые ценности.

2.2. Получает в учреждениях банка наличные, осуществляет записи в кассовой книге операций получения и выдачи наличных по каждому приходному и расходному документу в день их поступления или выдачи.

2.3. Проверяет наличие и достоверность подписи главного бухгалтера, а на расходных документах - разрешительной надписи руководителя или уполномоченных им лиц, наличие всех других реквизитов на приходных кассовых ордерах и расходных документах, а также указанных в этих документах приложений (заявлений, накладных, счетов, справок и др.).

2.4. Возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления в случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований.

2.5. Подписывает приходные кассовые ордера и расходные документы сразу после получения или выдачи по ним наличных, а на приложенных к ним документах ставит штамп «Оплачено».

2.6. Выдает квитанцию лицу, которое сдало наличные в кассу.

2.7. Ставит штамп «Депонировано» или делает соответствующую запись в платежной ведомости возле фамилий лиц, которым не произведены в установленный срок выплаты, связанные с оплатой труда; составляет реестр депонированных сумм, в платежной ведомости указывает фактически выплаченную сумму и сумму, подлежащую депонированию, сверяет эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и ставит свою подпись.

2.8. Выписывает расходный кассовый ордер на фактически выданную по платежной ведомости сумму, передает его для регистрации.

2.9. Ежедневно в конце рабочего дня выводит остаток денежных средств в кассе предприятия и передает в бухгалтерию предприятия отчет кассира (копию записей в кассовой книге) вместе с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под роспись лица, которое осуществляет контроль за ведением кассовых операций.

2.10. Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые.

2.11. Передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам.

2.12. Своевременно сообщает главному бухгалтеру обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему ценностей.

2.13. Нигде, никогда и ни в какой мере не разглашает известные ему сведения об операциях по хранению ценностей, их отправке, перевозке, охране, сигнализации, а также служебных поручениях по кассе.

2.14. Выполняет другие обязанности по хранению в кассе денежных документов, ценных бумаг и др.

3. Права

Кассир имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по усовершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя у подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

3.4. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.5. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.6. Участвовать в служебных мероприятиях подразделения, в ходе которых рассматриваются вопросы, касающиеся его работы.

3.7. Требовать от руководства предприятия организационно-технического обеспечения условий работы и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Кассир несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Украины.

4.2. За нарушение положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов.

4.3. За причинение материального ущерба предприятию.

4.4. За необеспечение сохранности конфиденциальной информации и/или документов, которые содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия.

4.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил по охране труда и пожарной безопасности в процессе работы.

4.6. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

5. Должен знать

Кассир должен знать:

5.1. Правила документооборота и технологию обработки учетной информации на предприятии.

5.2. Нормативно-правовые акты по ведению кассовых операций, учету ценных бумаг.

5.3. Правила эксплуатации вычислительной техники.

6. Квалификационные требования

Кассир должен:

6.1. Иметь полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональную подготовку на производстве. Без требований к стажу работы.

6.2. Повышать профессиональную квалификацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Структура и штатная численность - документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется перед составлением проекта штатного расписания.

Форма указанного документа предложена в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном протоколом Методической комиссии Государственного комитета архивов Украины от 20.06.2006 № 3.

Приведем пример составления данного документа на с. 46.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

на 2010 год

Общества с ограниченной ответственностью «Валентина»

№ п/п Структурные подразделения и должности Количество штатных единиц
Дирекция
1 Генеральный директор 1
2 Директор по экономике 1
3 Секретарь 1
Бухгалтерия
4 Главный бухгалтер 1
5 Бухгалтер 0,5
Отдел сбыта
6 Начальник отдела сбыта 1
7 Агент коммерческий 3
Административно-хозяйственный отдел
8 Менеджер по административной деятельности 1
9 Водитель 1
ВСЕГО 10,5

4.5. Штатное расписание

В соответствии со ст. 64 ХКУ предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

Штатное расписание - документ, в котором закрепляется перечень должностей на предприятии, в учреждении, организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Критериями при подготовке штатного расписания являются экономическая обоснованность и целесообразность содержания планируемой численности персонала. Наличие на предприятии тех или иных служб, их качественный состав и численность определяются направлением хозяйственной деятельности предприятия и объемами выполняемых работ (услуг).

Разработка штатного расписания осуществляется на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующих структуры и штатной численности, положения из оплаты труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов. Так, при указании наименования должностей в штатном расписании необходимо руководствоваться Классификатором профессий .

Проект штатного расписания предприятия, как правило, готовится отделом организации труда и заработной платы, согласовывается с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и утверждается руководителем предприятия. Если на предприятии отдел организации труда и заработной платы не создан, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу) или, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.

В течение года в штатное расписание могут вноситься изменения в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т. п.). Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа по предприятию, в котором должны быть освещены причины внесения этих изменений.

Приведем образец штатного расписания предприятия.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

ООО «Валентина»

на 2010 год

Вводится с 01.01.2010

№ п/п Название структурного подразделения Должность (профессия) Количество штатных единиц Должностной оклад, грн. Надбавки (доплаты), грн. Месячный фонд заработной платы, грн.
Название Код по классификатору профессий ДК 003:2005
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Дирекция Генеральный директор 1210.1 1 6500 300 6800
2 Директор по экономике 1231 1 5600 300 5900
3 Секретарь 4115 1 1400 - 1400
4 Бухгалтерия Главный бухгалтер 1231 1 5500 150 5650
5 Бухгалтер 2411.2 0,5 2000 - 1000
6 Отдел сбыта Начальник отдела сбыта 1233 1 5000 - 5000
7 Агент коммерческий 3415 3 2050 150 6600
8 Административно-хозяйственный отдел Менеджер по административной деятельности 1475.4 1 4000 - 4000
9 Водитель 8322.2 1 1800 - 1800
Всего Х Х 10,5 Х Х 38150

4.6. Приказ

Приказ - документ, издаваемый руководителями органов государственного управления, а также руководителями предприятий, учреждений, организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием (учреждением, организацией). Приказ вступает в силу с момента его издания, если иное специально не предусмотрено в самом приказе. Приказ является одним из наиболее часто составляемых видов распорядительных документов.

Реквизиты приказа следующие:

Наименование вышестоящей организации (06);

Наименование организации (07);

Название вида документа (10);

Дата документа (11);

Регистрационный индекс документа (12);

Место составления или издания документа (14);

Заголовок к тексту документа (19);

Текст документа (21);

Подпись (23);

Гриф согласования (24);

Визы документа (25).

По основной деятельности;

По личному составу (кадровые).

Делопроизводство по каждой из этих групп ведется отдельно.

Приказы по основной деятельности издаются в связи с созданием, реорганизацией, ликвидацией структурных подразделений; по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, финансирования, отчетности, реализации продукции, совершенствования структуры и организации работы предприятий; для утверждения положений, инструкций, правил и других документов. Приказы могут издаваться не только в качестве инициативных, но и во исполнение указаний вышестоящих организаций. Издаются приказы и тогда, когда требуется довести до сведения руководителей структурных подразделений, должностных лиц документы, поступившие от органов государственного управления.

Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение, увольнение работников, а также поощрение или привлечение к дисциплинарной или материальной ответственности и др.

Целесообразно издавать приказ по какому-либо одному вопросу, так как включение в один документ тематически не связанных между собой вопросов приводит к тому, что отдельные из них не учитываются при регистрации, теряются при контроле и вообще могут быть упущены. Возникают также трудности при формировании дел и их хранении, так как сроки хранения могут быть разными.

Работа по составлению приказа включает следующие стадии:

Изучение сути вопроса;

Подготовка проекта документа;

Согласование проекта;

Подписание приказа.

На первой стадии определяется круг вопросов, которые необходимо отразить в документе, изучаются законодательные и нормативные акты, а также изданные ранее приказы по данному или аналогичным вопросам. Можно получить необходимые сведения, используя такие информационно-справочные документы, как отчеты, доклады, акты, справки, докладные записки и др.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются факты, события, называются причины, цели и основания издания приказа. Если приказ издается во исполнение акта вышестоящего органа, в констатирующей части дается его краткое изложение и обязательно указывается полное название документа, его автор, дата и номер.

Например:

« В связи с повышением с 01 января 2010 года минимальной заработной платы согласно Закону Украины «Об установлении прожиточного минимума и минимальной заработной платы» от 20.10.2009 № 1646-VI…».

Констатирующая часть может не составляться, если нет необходимости давать какие-либо пояснения.

В распорядительной части приказа перечисляются предлагаемые действия, указываются исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения и начинаться со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатают прописными буквами на отдельной строке без отступа от левого поля документа и отделяют от констатирующей части двумя межстрочными интервалами. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Далее с новой строки с абзаца, отступив 2 межстрочных интервала, печатают текст распорядительной части. К формулировкам этой части документа следует относиться с большой ответственностью, не допуская неточности и двузначности.

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В случае, когда задание или действие предусматривает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинают с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы в тексте ставят после фамилии), а также конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме («возложить», «обеспечить», «организовать», «подготовить», «разработать» и т. д.).

Например:

« Начальнику отдела сбыта Семенову И. М. подготовить перечень продукции, подлежащей реализации на выставке-ярмарке».

В качестве исполнителей могут быть указаны не только конкретные должностные лица, но и структурные подразделения. Можно указывать исполнителей и обобщенно: «начальникам цехов», «руководителям отделов». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему намеченных к выполнению работ и учитывать время доведения приказа до исполнителей.

В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, на которых возлагают контроль исполнения приказа.

Например:

« 3. Контроль за исполнением приказа возложить на директора по экономике Василенко И. С.»

«3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»

Приказы могут иметь приложения (графики, инструкции, положения, правила и др.), ссылки на которые следует давать в соответствующих пунктах текста.

Текст приказа должен иметь заголовок . Заголовок начинается с предлога «о» («об»): «Об итогах» , «О мерах» или составляется при помощи отглагольных существительных, например: «О введении…», «О назначении…», «О создании…», «Об утверждении…» .

Подписывает приказ руководитель предприятия, а приказ по структурному подразделению - руководитель структурного подразделения, если это предусмотрено положением о подразделении (или лицо, исполняющее обязанности руководителя по приказу).

Проект приказа до подписания подлежит согласованию со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается, с заинтересованными предприятиями (при необходимости). Так, проект приказа визируется составителем проекта, должностными лицами, курирующими эти вопросы, руководителями структурных подразделений, которых касается приказ, должностным лицом, ответственным за исполнение документа в целом, юрисконсультом.

Если исполнение приказа требует финансового обеспечения, то его необходимо согласовать с главным бухгалтером или финансовой службой.

Пример:

ВНУТРЕННИЕ ВИЗЫ

В случае несогласия с проектом пишется особое мнение, которое мотивируется. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа проекта документа.

Печатают приказ на специальном бланке с названием вида документа.

Следует иметь в виду, что руководитель, осуществляющий руководство на принципах единоначалия, имеет достаточно полномочий для подписания приказа без каких-либо согласований (за исключением случаев, предусмотренных законом, например, согласование с профкомом предприятия). Однако на практике для соблюдения правовой стороны приказы, как правило, согласовываются с юрисконсультом. Визы специалистов требуются для соблюдения технических, экономических, финансовых и других аспектов. Визы исполнителей нужны для уточнения возможности выполнения приказа по срокам и полномочиям исполнителей, а также для учета предложений самих исполнителей.

Приведем пример составления приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Валентина»

ПРИКАЗ

4.7. Выписка из приказа

Выписка из документа - это заверенная копия части текста служебного документа.

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. При этом вместо слова «ПРИКАЗ» пишется «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Далее из распорядительной части приказа дословно выписывается нужный текст.

Выписка оформляется на соответствующем бланке или на чистом листе и заверяется проставлением отметки о заверении копии. В определенных случаях, предусмотренных нормативными документами, выписку заверяют печатью. Приведем пример составления выписки из приказа.

Общество с ограниченной ответственностью

«Каскад»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

14.01.2009 г. Харьков № 2

О регистрации печатей и штампов

В целях учета печатей и штампов, применяемых на предприятии, обеспечения их сохранности и осуществления контроля за соблюдением порядка пользования ими

ПРИКАЗЫВАЮ:

3. Руководителям структурных подразделений, в которых используются печати и штампы установленного образца для обеспечения производственно-хозяйственной деятельности:

3.2. Представить в канцелярию копии приказов о назначении лиц, ответственных за пользование и хранение печатей и штампов. Срок - до 20 января 2009 года.

3.3. В дальнейшем все операции по замене, изготовлению новых или сдаче на уничтожение печатей и штампов регистрировать в канцелярии.

Страница 9 из 11

Организационные документы, их назначение и основные виды.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организа­ций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов.

Основные разделы текста устава:

1) общие положения;

2) организационное единство;

3) регламент деятельности;

4) финансово-материальная база;

5) отчетная и ревизионная деятельность;

6) порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти.

Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.

Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

Реквизиты формуляра устава:

2) название организации;

3) название вида документа;

4) дата, номер;

5) место издания;

6) гриф утверждения;

8) подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции.

Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1) общие положения;

2) должностные обязанности;

4) ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

1) наименование министерства или ведомства;

2) наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата, номер;

5) место издания;

6) заголовок в именительном падеже;

10) визы. (См. приложение 3).

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают индивидуальные и типовые.

Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием.

Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом.

Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением-разработчиком.

Основные разделы текста положения:

1) общие положения;

2) основные задачи;

3) функции;

5) организация работы.

Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит из реквизитов:

наименование ведомства,

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ,

наименование структурного подразделения,

гриф утверждения,

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА - ПОЛОЖЕНИЕ,

дата, номер,

место издания (город),

заголовок,

гриф согласования,

визы. (См. приложение 4).

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. (См. приложение 5).

В грифе утверждения надо указать общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. (См. приложение 6).

Изменения в “структуру и штатную численность” вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1) организация работы предприятия;

2) взаимные обязанности работников и администрации;

3) предоставление отпусков;

4) командирование сотрудников;

5) внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

При разработке текста этого документа необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213.

Введение

Глава I. Сущность и виды документации

1 Понятие документации

2 Виды документации

Глава II. Организационная документация

2.1 Сущность и виды организационной документации

2.1.1 Устав

1.2 Положение

1.3 Инструкции

1.4 Правила

2.2 Правила оформления организационных документов

2.2.1 Реквизиты организационных документов

2.2 Требования к оформлению реквизитов организационных документов

2.3 Требования к бланкам документов и оформлению документов

2.3 Работа с организационной документацией

2.3.1 Автоматизация организационных документов

3.2 Унификация организационных документов

3.3 Эффективность рациональной системы организационной документации

Заключение


Введение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов.

Тема курсовой работы - «Организационные документы в системе управления организацией» - очень актуальна в настоящее время. Почему?

Во-первых, конечный результат управленческой деятельности организации зависит от множества промежуточных звеньев, одной из которых является организационная документация, позволяющая обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Ведь именно она координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Во-вторых, каждая организация реализует свои функции главным образом посредством организационных документов. Если учесть, что ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов и продолжает расти, то несомненно: эффективное организационное регулирование на предприятии имеет большое значение.

Целью курсовой работы является подробное изучение такой важной для любой организации документации, как организационные документы.

Для того чтобы достичь цели курсовой работы, необходимо решить следующие задачи.

Во-первых, необходимо рассмотреть сущность и виды всей имеющейся на предприятии документации (глава I).

Во-вторых, необходимо изучить сущность и виды организационной документации, правила оформления данной документации, а также работу с ней (глава II).

Объектом курсовой работы является организационные документы, которые играют немаловажную роль в управлении организацией.

Предмет курсовой работы - это уставы, инструкции, положения, правила, которые являются основой организационных документов.

Что касается информационной базы для написания данной курсовой работы, то она очень большая. Причём нет расхождения во мнениях. Ведь в литературе очень подробно освещается данная тема.

Глава I. Сущность и виды документации

1.1 Понятие документации

Документация - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо. Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum означает доказательство, свидетельство чего-либо.

Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация, информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:

) планирование - посредством подготовки различных планов;

) учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;

) руководство - изданием распорядительных документов;

) организация - организационных документов;

) инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

организация работы с документами: получение, передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

1.2 Виды документации

Управленческая деятельность фиксируется документами. В составе документов различаются три группы:

) организационные;

) распорядительные;

) справочно-информационные.

К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания. К распорядительным относятся такие документы, как постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. Существует также и документация по личному составу. Это - характеристики, справки, личные карточки, заявления.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально - техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Таким образом, организационная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации. Далее мы остановимся более подробно именно на организационных документах.

Глава II. Организационная документация

.1 Сущность и виды организационной документации

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы представлены уставами, положениями, инструкциями, правилами.

2.1.1 Устав

Под уставомпонимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).

Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает:

общие положения;

деятельность;

имущество;

управление, реорганизация и ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы:

общие положения;

акционерный капитал;

порядок деятельности;

управление;

учет и отчетность;

распределение прибыли, прочие накопления;

прекращение деятельности.

2.1.2 Положение

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства. Например, общее положение о министерствах РФ, Положение о государственной автомобильной инспекции, структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения и рационализаторских предложениях или Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Положения утверждаются в установленном порядке.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

Положение об организации включает разделы:

общие положения;

основные задачи;

права и обязанности;

руководство; взаимоотношения и связи;

контроль, проверка и ревизия деятельности;

реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы:

общие положения;

основные задачи;

права и обязанности;

ответственность, взаимоотношения.

Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления.

2.1.3 Инструкции

Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например, «Должностная инструкция инспектору по контролю...», «Инструкция о порядке предоставления льгот лицам, работающим в районе Крайнего Севера», «Инструкция о ведении делопроизводства».

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом «Общие положения», в котором указывается цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер. Поэтому в ней рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

2.1.4 Правила

Правила - документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например, Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях.

2.2 Правила оформления организационных документов

документ реквизит бланк организационный

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления организационных документов определен ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов документов;

требования к оформлению реквизитов документов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

2.2.1 Реквизиты организационных документов

При подготовке и оформлении организационных документов используют следующие реквизиты:

1)постоянные реквизиты:

Эмблема (03);

наименование организации (06);

наименование вида документа (08) (устав, положение, инструкция или правила);

) переменные реквизиты:

регистрационный номер (10);

место составления или издания документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

отметка о наличии приложения (20);

подпись (21);

гриф согласования (22) или визы (23);

гриф утверждения (15);

печать (24).

2.2.2 Требования к оформлению реквизитов организационных

документов

Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного, национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают:

почтовый адрес;

номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно - территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком) или чего (кого). К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В состав реквизита «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.

2.2.3 Требования к бланкам документов и оформлению документов

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

20 - левое; 10 - правое;

20 - верхнее; 10 - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

Реквизит 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

2.3 Работа с организационной документацией

.3.1 Автоматизация организационных документов

Процесс документации в управлении организацией традиционно состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовых и (или) цифровых данных и печатания их на бланке), придания документу юридической силы. Эти операции могут выполняться как вручную, так и с помощью средств вычислительной техники (ВТ).

Внедрению современной электронной вычислительной техники в управление предшествовала механизация вычислительных работ на базе клавишных и счетно-перфорационных вычислительных машин.

Электронная техника обладает по сравнению с механизированными клавишными и счетно-перфорационными машинами более значительными вычислительными возможностями. Это позволило в свое время перейти к комплексной автоматизации управленческих функций. С появлением ЭВМ стало возможным создание автоматизированных информационных систем и систем управления, автоматизированных рабочих мест, других систем автоматизированной обработки документов.

Широкое распространение в документообороте предприятий и организаций получают документы, ориентированные на обработку средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ, фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.

2.3.2 Унификация организационных документов

Унификация организационных документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию (имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих существенного значения, и дублируемых показателей.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения-формуляра-образца.

С 1987 года введен ГОСТ 6.10.5-87, который может рассматриваться как основа для проектирования формуляров-образцов на единых методологических принципах.

Унификация формы и содержания документов проводится с первых лет образования Советского государства с целью совершенствования процессов управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971 года. Во исполнение специального постановления правительства с этого времени стали разрабатываться унифицированные системы документации (УСД), внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ должно способствовать стандартизации информационного обеспечения процессов управления народным хозяйством.

2.3.3 Эффективность рациональной системы организационной

документации

Поскольку организационно-документальное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой, а именно: структурным подразделением. Им может быть управление, департамент, отдел, сектор, группа и т.д. В небольших учреждениях, фирмах, где объём обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта.

Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подразделение, занимающееся организационной документацией, возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

Основными задачами такой службы являетсяпостановка и ведение организационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (организационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства.

Без грамотной постановки делопроизводства на предприятии, эффективная деятельность становится невозможной. Подразделения погрязают в бумагах. Отсутствует возможность грамотно планировать работу, т.к. нет четкости в доведении организационной документации до сотрудников компании. Незнание норм времени на выполняемые виды работ не позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день.

Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии необходимо помнить, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

Заключение

Для того чтобы достичь успеха, каждая организация должна много времени отводить изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке организационных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение потерь времени в процессах составления и использования организационных документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это, по мнению авторов, требует, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой - формулирование и систематизация общих правил и норм составления основных организационных документов.

Подводя итог курсовой работы, сделаем следующие выводы:

  1. Процесс управления организацией включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Здесь особую роль играет организационная документация.
  2. Организационные документы могут быть достаточно разнообразными. Это могут быть уставы, положения, правила, инструкции.
  3. Для того чтобы организационный документ приобрёл юридическую силу, его необходимо правильно оформить: необходимо включить в него все необходимые реквизиты.
  4. Организационные документы - это очень специфические документы, имеющие множество особенностей. Например, индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.
  5. Можно выделить следующие стадии подготовки организационного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.
  6. Обязательность организационного и других видов документирования информации сегодня определена Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». В нём указано: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Таким образом, организационные документы - это один из самых сложных и важных видов документации. Ведь они включают комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.

Список источников и использованной литературы

  1. Гражданский Кодекс Российской Федерации. - М.: Маркетинг, 2001.
  2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.
  3. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 №105).
  4. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.
  5. ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 1997.
  6. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: учебник. - М.: ИНФРА-М, 1998.
  7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. ...критики: документы проходят слишком медленно; никто не отвечает за документ в целом, каждый отвечает за...

... организационной структуры управления на крупном и малом предприятиях

Базой для построения организационной структуры управления предприятием является организационная структура производства.
... в системе управления; степень централизации и децентрализации полномочии и, ответственности на...