Новое в кадровой работе на год. Составление локальных нормативных актов. Упрощение кадрового учета микропредприятиями

ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ

Облагать или не облагать – вопросов больше нет!

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

Налоговики против изменения порядка уплаты НДФЛ работодателями

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Один и тот же счет-фактура может быть одновременно и бумажным, и электронным

Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумаге, не распечатывать второй экземпляр документа, оставляемый у себя, а хранить его в электронном виде. Но при этом он обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП руководителя/главного бухгалтера/уполномоченных лиц.

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно.

На основании какого документа выдавать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм может производиться либо на основании письменного заявления подотчетного лица, либо по распорядительному документу самого юрлица.

Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году

Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.

Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.

Применение унифицированных форм

При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.

На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».

При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.

Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:

  • График отпусков (форма № Т-7 );
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6 );
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а );
  • Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).

Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13 ) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .

Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:

  • Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11 );
  • Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а );
  • Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49 );
  • Расчетная ведомость (форма Т-51 );
  • Лицевой счет (форма Т-54 );
  • Платежная ведомость (форма Т-53 );
  • Журнал регистрации платежных ведомостей (Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73 ).

    Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:

    • Министерством финансов;
    • Министерством экономического развития и торговли;
    • Министерством труда и социального развития.

    Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.

Отечественное законодательство постоянно меняется и обновляется. Петербургский правовой портал подготовил обзор наиболее важных новшеств для кадровиков.

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году и те, которые вступят в силу уже через несколько дней, довольно существенны. Это и новые правила приема на работу отдельных сотрудников, и упрощенный кадровый учет для микропредприятий, и изменения в правилах оценки уровня квалификации сотрудников. Разберемся в основных новшествах, о которых надо знать каждому кадровику.

1 Упрощенный кадровый учет в микропредприятиях

Со следующего года благодаря Федеральному закону от 03.07.2016 № 348-ФЗ упрощается кадровый учет для микропредприятий. Руководство таких компаний может полностью или частично отказаться от утверждения локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Речь идет, в частности, о правилах внутреннего трудового распорядка, положениях об оплате труда и премировании, графике сменности и других кадровых локально-нормативных актах.

При этом все условия, регулируемые вышеназванными документами, предпринимателям предстоит включить непосредственно в трудовой договор, типовая форма которого утверждена постановлением правительства от 27 августа 2016 года № 858. Трудовые книжки работникам микропредприятий сохранили, поэтому для лиц, ответственных за их учет и ведение, в следующем году ничего не изменится.

Забыть о локальных нормативных актах могут исключительно компании, имеющие статус микропредприятия. Это может быть как юридическое, так и физическое лицо, у которого не более 15 наемных работников, а доход за прошедший календарный год не превышает 120 млн рублей. Если индивидуальный предприниматель или компания утрачивает статус субъекта микробизнеса, в четырехмесячный срок ему/ей придется оформить все «традиционные» кадровые документы.

2 Независимая оценка квалификации

С 1 января 2017 года вступят в силу нормы, касающиеся независимой оценки квалификации. Это своего рода проверка профессиональной подготовки сотрудников на соответствие установленным стандартам и квалификационным требованиям. Кадровым работникам следует помнить, что Федеральный закон от 3 июля 2016 г. N 239-ФЗ обязывает работодателя предоставлять работнику, направленному на экзамен по оценке квалификации, все гарантии, установленные трудовым законодательством, колдоговором, соглашениями и иными локальными нормативными актами. То есть за таким сотрудником сохраняется место работы и средняя зарплата, ему также возмещаются командировочные расходы.

Поскольку прохождение независимой оценки квалификации - дело платное, законодатель предусмотрел возможность компенсировать понесенные затраты. Если работник оплачивает поездку и стоимость экзамена самостоятельно, то он имеет право на вычет по НДФЛ на сумму понесенных расходов, но не более 120 тысяч рублей. Если же оценку квалификации оплатил работодатель, ему позволено все затраты, связанные с тестированием, отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров (работ, услуг).

Отметим, что в следующем году экзамен на соответствие квалификации не будет обязательным. В то же время чиновники не скрывают, что планируют разработать перечень должностей, на которые смогут претендовать только лица, имеющие соответствующие свидетельства о прохождении тестирования.

3 Дополнительная справка при трудоустройстве

Со следующего года расширяется список документов, необходимых для заключении трудового договора. Следуя требованиям , кадровики сейчас запрашивают от лиц, поступающих на работу, документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии), СНИЛС, документы воинского учета, данные об образовании. В определенных случаях требуется справка о судимости и иные документы, установленные федеральным законодательством. С 1 января 2017 года, в соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. N 230-ФЗ, перечень дополнительных документов дополняется справкой о том, подвергалось ли лицо административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ. Такая бумага понадобится при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотиков.

4 Допустимая доля иностранных работников

Кадровикам следует знать и о допустимой доле иностранных работников, установленной на следующий год. В соответствующем Постановлении Правительства РФ от 8 декабря 2016 г. N 1315 указано, что в сферу выращивания овощей позволено привлекать до половины иностранцев от общей численности работников. Это ограничение не распространяется на Краснодарский, Ставропольский и Хабаровский края, Астраханскую, Волгоградскую, Воронежскую, Липецкую, Московскую, Ростовскую и Саратовскую области.

В сферу спорта позволено привлекать до 25% иностранных работников, а в компании, осуществляющей розничную торговлю в специализированных магазинах алкогольными напитками и табачными изделиями, иностранцев должно быть не более 15% от общей численности работников.

Как и в 2016 году, не допускаются иностранные работники к фармацевтической работе, а также к розничной торговле в нестационарных торговых объектах, на рынках и прочей розничной торговле вне магазинов, палаток, рынков.

Одновременно снижается допустимая доля иностранных работников в сфере сухопутного пассажирского транспорта. Профильным компаниям, где трудятся выходцы из других стран, надо следить, чтобы их количество не превышало 30% от общей численности работников, то есть на 10% меньше, чем в 2016 г. Организациям в сфере автомобильного грузового транспорта сократили в следующем году долю иностранцев с 35 до 30 процентов.

Напомним также, что с 1 июня 2017 года начнет действовать запрет на допуск водителей с иностранными правами. Организациям, в которых имеются сотрудники с водительскими удостоверениями, выданными в других государствах, следует заранее позаботиться о том, чтобы, начиная с лета будущего года, не нарушить законодательство.

5 Увеличение МРОТ и региональных минимумов

Минимальный размер оплаты труда, как известно, используется для оплаты труда и расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также для иных целей обязательного социального страхования. С 1 июля 2016 года правительство повысило этот показатель до 7500 тысяч рублей. Кроме того, Федеральным законом от 19.12.2016 N 460-ФЗ одобрен параметр, который будет действовать с 1 июля 2017 года. Он составит 7800 рублей.

Одновременно следует учитывать повышение минимальных заработных плат в конкретном регионе. Если на предприятии оклад ниже установленного для субъекта, необходимо произвести повышение. Иначе, согласно правилам, введенным Федеральным законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ, компании грозят крупные штрафы, а ее должностным лицам - денежные санкции и даже дисквалификация на срок до 3 лет.

6 Новые сроки подачи исков по трудовым спорам

Федеральный закон № 272-ФЗ увеличил также сроки для обращения в суд в связи с невыплатой или неполной выплатой зарплаты и других выплат, причитающихся работнику. С 3 октября 2016 года «обиженный» сотрудник имеет право пойти в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм. Ранее с жалобой в суд можно было обращаться только в течение трех месяцев, что позволяло недобросовестным работодателям уходить от полного расчета с подчиненными, особенно если они увольнялись.

Напомним, что причиной для подачи иска может служить низкая по сравнению с региональным минимумом заработная плата, нарушение сроков ее выплаты, отказ платить компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки Банка России за задержку причитающихся средств.

7 Электронные больничные

Чиновники настаивают, чтобы в следующем году появился новый вид документов, подтверждающих временную нетрудоспособность граждан, - электронные больничные. Соответствующий законопроект уже одобрен в первом чтении депутатами и уже после новогодних праздников документ могут принять в окончательном варианте.

Это не значит, что от традиционных бумажных больничных власти откажутся: пока далеко не все лечебные учреждения имеют соответствующую материальную базу, чтобы подключиться к автоматизированной информационной системе и пользоваться электронной подписью. Однако, с момента введения нового типа листков нетрудоспособности у кадровиков и бухгалтеров должно стать намного меньше работы. Электронный документ намного сложнее подделать, его всегда можно проверить. Кроме того, новая система упростит взаимодействие с ФСС, который даже после передачи прав по администрированию страховых взносов продолжит следить за правильностью исчисления социальных пособий.

8 Профессиональный профиль "Кадры и бухгалтерия" в Консультант Плюс

Осенью 2016 года разработчик программы Консультант Плюс выпустил обновление, с которым все кадровые работники получили возможность настраивать программу "под себя" одним кликом. Новинка получила название "профессиональный профиль для бухгалтерии и кадров". Ее задача - упростить работу специалистов и оптимизировать время на поиск материалов по нужным темам. .

А какие изменения, одобренные властями в этом году, кажутся значимыми вам? Обязательно поделитесь с нами и своими коллегами в комментариях к этому материалу, чтобы мы могли подробно об этом рассказать.


На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Обязательные документы кадрового делопроизводства

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

Отпуска;
премии;
командировки;
дисциплинарные взыскания и т.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Штатное расписание;
документ, регламентирующий оплату труда;
книги регистрации приказов;
журнал учета командировок;
правила внутреннего трудового распорядка;
прочие локально-нормативные документы, регламентирующие работу отдела кадров.

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

Сюда относится:

Наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
ФИО работника;
должность, на которую принимается работник;
срок трудового договора;
вид договора (совместительство или основная должность);
должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
график работы;
результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
реквизиты и подписи сторон.

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При оформлении на работу каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

Прием заявления у работника;
ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
оформление приказа о приеме на работу;
заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы;
передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.