Как вставить пропущенную запись в трудовую книжку. Как действовать, если в трудовой книжке пропущена запись

Очень часто кадровые сотрудники компании по каким-либо причинам забывают внести определенную запись в ТК работника. А это представляет собой грубое нарушение законодательства. Так что, при обнаружении такой ошибки, следует ее немедленно исправить, внеся соответствующую запись после последней. Например, к Вам на работу был взят сотрудник, который увидел, что в его трудовой книжке нет записи о переводе на новую должность. Исправить получившуюся неточность можно не только на той фирме, где производился перевод, но и в той компании, где работник сейчас трудится.

Как внести в трудовую книжку пропущенную запись

Новому специалисту нужно написать заявление своему непосредственному работодателю о необходимости внесения, в его трудовую книжку пропущенной по халатности записи о переводе на новую должность. Это заявления должен завизировать директор компании. Далее работнику прикладывает к заявлению документ, который подтверждает факт перевода. Для этого работнику необходимо прийти к своему бывшему работодателю, который по закону обязан сделать ему копию приказа о переводе или выписку из него, заверенные подписью уполномоченного лица и печатью компании.

Чтобы понять, как внести в трудовую книжку пропущенную запись, необходимо изучить некоторые нюансы. На основании полученного заявления специалиста начальнику организации необходимо издать приказ, с присвоенной ему датой и номером. Тема документа обязательно должна соответствовать внесению требуемой записи.

Ответственность за выполнение приказа руководитель должен возложить на сотрудника кадровой службы. Этот документ также необходимо заверить подписью исполнительного органа и печатью предприятия. Далее следует ознакомить с приказом кадровика и того сотрудника, которому будет внесена запись в трудовую книжку. В трудовой книжке работника проставляется порядковый номер записи и реальная дата ее внесения в книжку. Не нужно производить каких-либо зачеркиваний или признаний других записей недействительными, если они сделаны правильно и других оснований к исправлениям нет.

В сведениях о месте работы вписывается наименование той организации, где допущена оплошность. Дата перевода указывается в соответствии с копией приказа или выпиской из него. Далее пишется название новой должности, которую занял сотрудник, и регистрируется сам факт его перевода. Запись заверяется подписью лица, которое отвечает за ведение, хранение и учет трудовых книжек, а также печатью Вашей организации. С этой записью необходимо ознакомить работника и он должен поставить свою личную подпись.

Одним из самых важных документов любого занятого человека является трудовая книжка. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, так как именно в нем содержится основная информация о трудовой деятельности своего владельца. Иногда возникают довольно неприятные ситуации, когда обнаруживается в бланке трудовой какая-либо ошибка. Поэтому кадровики должны точно знать, что делать, если в трудовой книжке пропущена запись.

Существует специальный перечень правил, регулирующих вопросы, связанные с заполнением и сохранностью трудовых книжек сотрудников организации или предприятия. Эти правила в обязательном порядке должен знать кадровый работник, занимающийся данной работой. Несмотря на все требования, довольно часто трудовые книжки заполняются с грубыми ошибками, пропущенными записями и другими нарушениями.

Что можно сделать, если в трудовой книжке пропущена запись или допущена иная ошибка

Организация производственного документооборота – весьма сложный момент. Сотрудников много, а отдел кадров один. Количество трудовых книжек, находящихся на предприятии, может достигать иной раз нескольких тысяч или десятков тысяч экземпляров. Их заполнением занимаются люди, а не машины, которым, к сожалению, свойственно ошибаться. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при заполнении трудовой.

Ошибка на титульной странице

Когда трудовая книжка заполняется впервые, на титульном листе кадровик может неправильно указать фамилию или дату рождения сотрудника, а иной раз даже забывает поставить печать предприятия.

Запись о работе по совместительству

Ныне действующее трудовое законодательство Российской Федерации указывает, что если на предприятии сотрудник работает по совместительству, то его трудовая книжка должна храниться и заполняться исключительно на основном месте работы. Данное правило также частенько забывается.

Ошибки в сведениях о работнике

Иногда работник отдела кадров может ошибиться в записи об образовании сотрудника или неправильно указать занимаемую должность.

Другие нарушения

  1. Неправильно указанная дата приема на работу.
  2. Неправильно оформленный вкладыш в трудовую.
  3. Пропущена запись о переводе в трудовой книжке и пр.

Каждая из вышеприведенных ошибок имеет индивидуальный порядок исправления, который также указан в перечне правил заполнения трудовых книжек.

Во время проведения первичного заполнения бланка трудовой внимательным быть должен и хозяин книжки. Это связано с тем, что после внесения в нее первичных данных о работнике, он должен проверить, правильно ли они записаны. Если обнаружен пропуск или ошибка, то немедленно затребовать исправления погрешности. Это очень важно. В случае, если ошибка будет обнаружена позже, то исправить ее будет намного труднее.

Что делать при обнаружении ошибки?

Если пропущена запись в трудовой книжке, то в зависимости от события, запись о котором забыли в нее внести, для исправления ошибки могут понадобиться такие локальные акты предприятия:

  • приказ о назначении на должность;
  • приказ об увольнении;
  • приказ о переводе на другую должность или в другое структурное подразделение предприятия.

Если в трудовой книжке была пропущена запись о переводе на другую должность работника, исправить ее можно так:

Пропуск между записями о приеме на работу в трудовой книжке исправляется таким же образом.

Иногда бывает так, что сотрудник отдела кадров в день увольнения работника внес записи об увольнении, поставил свою подпись и печать, а после этого владелец трудовой книжки обнаружил отсутствие определенной записи. В таком случае.

Недостающую запись можно восполнить следующим образом:

  • В 1-й графе указываем номер записи по нарастающей нумерации.
  • Во 2-й графе проставляем дату внесения недостающей записи.
  • В 3-й графе указываем на допущенную неточность предыдущей записи или делаем отметку об отсутствии записи.

Чтобы сделать изменения в документе, работник должен обратиться к сотрудникам кадрового отдела или лицу, отвечающему за ведение и заполнение трудовых книжек.

Наиболее часто такие производятся путем зачеркивания прежней информации и записи новой, достоверной на настоящий момент. Чтобы заверить такую правку, на внутренней стороне обложки документа указывается основание (приказ, нормативный акт и пр.). Все это заверяется подписью руководителя организации.

На титульных листах трудовых книжек могут размещаться разного рода дополнения. При этом следует иметь в виду, что информация также вносится как дополнение.

Если недостоверная запись в трудовую книжку была внесена уже после увольнения сотрудника из организации, то для ее правки следует оформить в документе новый блок.

Он должен включать в себя:

  • Название учреждения или организации.
  • Номер в хронологически нарастающем порядке.
  • Дату.

Записи в этой форме также заверяются подписью должностного лица и печатью.

Если забыли внести запись

Случается так, что компании или предприятия, на которых работал сотрудник и где был допущен пропуск записи в его трудовой книжке, ликвидируются или реорганизуются. В этом случае все исправления и дополнения вносятся их правопреемниками. При отсутствии таковых кадровая службы должна сделать запрос на предоставление выписок из архивов.

Пропущенная запись производится по месту новой работы сотрудника. Основанием для ее внесения является документ, в котором она пропущена, и соответствующий приказ по организации.

В случае утери документа, в котором имеется неточность, для ее исправления изыскиваются и рассматриваются иные источники, в которых имеется информация о трудовой деятельности сотрудника или о том, какие виды работ он выполнял. Не являются основанием для внесения изменений в рассматриваемую служебную документацию показания свидетелей.

Внесение дополнений, касающихся присвоения категорий и разрядов, производится на основании соответствующих приказов и тех же записей, которые имеются в самой трудовой книжке. Образец записи и алгоритм внесения изменений в трудовую книжку остаются в этом случае прежними, за исключением того, что необходимость соблюдения их хронологической последовательности здесь отсутствует.

Важно! При установлении недостающей записи в трудовой книжке о присвоении квалификационной категории сотруднику и при отсутствии или невозможности нахождения приказа об этом, в организации, где он работает в настоящее время, необходимо издать соответствующий приказ. Датой присвоения квалификационной категории в этом случае считается фактическая дата ее получения.

В случае если предприятие, которое вносила неточную или неправильную запись ликвидировано или реорганизовано , то исправление должны вносить организация правоприемник. В случае, если организация отсутствует, тогда - на основе выписок из соответствующих документов в архиве.

В случае, если в трудовой книжке обнаружена недостоверная или неправильная запись, то исправлять ее необходимо по месту работы, где эту запись внесли . Если в пропущена запись, то она может быть внесена по месту новой работы на основании документа, который допустил ошибку.

Исправительные записи должны соответствовать в документе на основании распоряжения или приказа. Если документ (распоряжение или приказ) были утеряны , тогда на основе документов, которые являются доказательствами, подтверждающие выполнение работ.

Записи с исправлениями в трудовой книжке не могут быть произведены на основе свидетельских показаний .

Порядок исправления записей в трудовой книжке

Если необходимы изменения и исправления в трудовую книжку они должны быть в следующем порядке:

  1. в графе ставится порядковый номер записи;
  2. в графе второй указывают дату внесения;
  3. в графе третьей делают записи о неправильности и неточности предыдущей записи.

Правильное исправление записей в трудовой книжке

Внесение изменение в записи об имени, фамилии или отчестве или дате рождения, профессии или образовании производят на основании паспорта гражданина, свидетельства о , об изменении имени, отчества или фамилии. Такие изменения вносят на первой страницы трудовой книжки. Для внесения записей работнику необходимо обратиться к лицу, выполняющему обязанности по исправлению записей . Для этого он зачеркивает предыдущую запись и записывают новые данные (например, фамилию, отчество, имя). Ссылки на документы делают с внутренней стороны обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя. После этой записи на другой стороне в графе номер 3 указывают: «запись за номером соответствующим недействительна».

В трудовую книжку (на титульную страницу) могут быть внесены дополнения и изменения, а также записи о получении образования, специальности, профессии делаются путем внесения дополнительных записей .

Если была сделана неверная , как только работник уволился исправления делаются следующим образом: представитель кадровой службы должен оформить новый блок , то есть записи вносятся в заголовке наименования организации, потом ставится порядковый номер в хронологической последовательности и дата. Затем вносятся изменения, и все это закрывается подписью, печатью сотрудника, в обязанности которого входит внесение таких записей.

Порядок исправления грамматических ошибок, которые случайно допущены в названии организации в трудовой книжке законодательство не дает. Ситуация может осложняться тем, что записи в наименовании организации не нумеруются, следовательно исправлять неточные записи нельзя.


Советы Эксперта - Юрисконсульта

Фото по теме


При ведении кадрового делопроизводства на практике бывают ситуации, когда вы или сотрудник вашей организации вдруг обнаруживаете, что в трудовой книжке пропущены записи о его переводе на другие должности или о присвоении нового разряда или категории. Чтобы исправить ошибку, действуйте следующим образом. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших юридических вопросов.

Что необходимо иметь - трудовая книжка работника;
- приказ о переводе работника на другую должность или о присвоении ему нового разряда или квалификационной категории.

Краткое пошаговое юридическое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.

Шаг - 1
Найдите кадровый приказ о переводе работника на другую должность или о присвоении ему разряда или квалификационной категории, на основании которого должна быть сделана запись в трудовую книжку. Если по каким-либо причинам в кадровых документах такой приказ отсутствует, то его необходимо оформить. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 2
Внесите пропущенную запись о переводе работника или о присвоении ему нового разряда или категории под порядковым номером, следующим за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке, с указанием в графе 2 фактической даты перевода (в случае, если в трудовой книжке нет записи даты увольнения) и соответствующего приказа в графе 4 трудовой книжки. Изменение хронологического порядка записей в трудовой книжке не является нарушением Правил ведения трудовых книжек и Инструкции по их заполнению, так как в них не указано четкое требование о внесении даты записи от более ранних к более поздним. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 3



Изображение по теме

Если работник увольняется, и вы уже внесли в трудовую книжку запись о его увольнении, расписались и поставили печать, то пропущенную запись о переводе оформите следующим образом. Внесите пропущенную запись в трудовую книжку работника под порядковым номером, следующим за номером имеющейся записи об увольнении, с указанием в графе 2 той же даты, какая была указана в предыдущей записи. В графе 3 при внесении сведений о переводе или присвоении разряда или квалификационной категории пропишите фактическую дату перевода, в графе 4 укажите ссылку на кадровый приказ. Снова проставьте свою должность, подпись и печать отдела кадров и ознакомьте работника с записью в трудовой книжке.

Данное краткое юридическое руководство освещает вопросы:

  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №255 «О трудовых книжках».
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек
Надеемся ответ на вопрос - Как внести пропущенную запись в трудовую - содержал полезные для Вас юридические сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -