Как оформить приложение к письму пример. Реквизит «Отметка о наличии приложения. отметка о наличии приложения


ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ (РЕКВИЗИТ 17)

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголо­вок, являющийся обязательным элементом любых документов, выпол­няемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нём кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?", "о ком?" и формули­руется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т. п.

Городские или сельские, доступные только за годы переписи. С данными можно ознакомиться в соответствии со следующими возрастными группами. С данными можно ознакомиться в следующих подробных возрастных диапазонах. Следует отметить, что для получения популяции женщин детородного возраста недостаточно выбрать эту переменную; вы также должны выбрать желаемый пол.

Сводная информация о доступности и загрузке файлов

Файлы широко написаны. Предприятие не соглашается с отрицательными оценками относительно доступности услуг. Операторы говорят, что соблюдают это правило. Мы просмотрели все данные на уровне устройства, и мы только рассчитали доступность на определенном устройстве после того, как мы проверили, что он может успешно подключиться к сети хотя бы один раз.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила за­головок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инст­рукция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт - приёма помещения; правила - трудового распорядка и др.

Если документ сложный и в нём отражено несколько вопросов, заго­ловок формулируется обобщённо. Например, "О приёмной комиссии". В документах большого объёма составляются подзаголовки.

Утверждено Положение о том, как использовать приложение «Список выборов», как в Приложении. Настоящее Решение вступает в силу со дня его принятия, оно публикуется на официальном сайте Центральной избирательной комиссии и в Официальном вестнике Республики Молдова.

Настоящие Правила определяют содержание, правила для управления и использования приложения «Список выборов». Для целей настоящих Правил определены следующие термины: прикладной - специализированный, централизованный и совместный рабочий инструмент с местными избирательными списками на низовом уровне; Управление приложениями - процесс, который включает в себя обеспечение функциональности приложения и соблюдение условий эксплуатации; уполномоченное лицо, ответственное за списки избирателей, - лицо, ответственное за списки избирателей, которое уполномочено местным государственным органом и уполномочено Центральной избирательной комиссией работать с данными и информацией в заявке.

^ Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он раз­мещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголо­вок печатается без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка зна­чительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, орга­низацию контроля. Заголовок помогает правильному включению докумен­та в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное со­ставление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие доку­менты, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы.

Отметка о наличии приложения

Приложение предназначено для проверки базовых списков избирателей для обнаружения и устранения ошибок в них. Приложение может также служить в качестве базы данных избирателей с правом голоса. Эта заявка управляется Центральной избирательной комиссией, и с помощью заявления лица, ответственные за списки избирателей, смогут регулярно поддерживать, обновлять и исправлять основные списки избирателей. Данные и информация в заявке предназначены исключительно для организации и проведения выборов и референдумов.

^ ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ (РЕКВИЗИТ 20)

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими при­ложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводи­тельным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются до­кументы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержа­ние основного документа, например таблицы, справки и т.д.

Содержимое приложения «Список выборов». Авторизованное лицо работает только с избирательными списками, которые отвечают за них. Основные требования к обработке данных, содержащиеся в приложении. Как управлять и использовать приложение. Управление приложениями осуществляется Дирекцией по информационным технологиям и управлением списками избирателей в Центральной избирательной комиссии. Регистрация граждан с правом голоса и обновление идентификационных данных в заявке осуществляется лицом, уполномоченным Центральной избирательной комиссией.

Порядок оформления приложений описан в ГОСТе Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

^ Приложение: на 2 лл. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля все­гда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывает­ся количество листов и экземпляров.

Если соблюдаются условия пункта 14, Центральная избирательная комиссия разрешает лицу, назначенному местным государственным органом, путем создания имени пользователя, пароля и разрешения на доступ для заявки для каждого отдельного лица и передает эти данные соответствующим лицам для подписания. Комиссия заблокирует или, в зависимости от обстоятельств, разблокирует доступ пользователя и назначит новый пароль. Процедура обработки данных в приложении.

Работа с данными приложения описана в Руководстве пользователя. Основной избирательный список основан на проверенных документах, устав которых: «Проверено: правильно», «Проверено: неполные данные». Уполномоченное лицо будет анализировать несоответствия, указанные в заявке, определить их причины и, при необходимости, внести исправления. После внесения исправлений уполномоченное лицо подготовит и направит в Центральную избирательную комиссию к 15 марта информационную записку об изменениях и количестве избирателей в основном списке, подтверждающих достоверность документов и количество избирателей в избирательном списке.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеру­ют. Например:

Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению докумен­тов Компании на 10 л. в 2 экз.

2 Альбом унифицированных форм Компании на 24 л. в 1 экз.

Центральная избирательная комиссия вправе требовать от уполномоченного лица письменных объяснений об ошибках и расхождениях, а также о других нарушениях. После проверки точности данных, внесенных в заявку, Центральная избирательная комиссия сообщит общественности, электорату, прессе и органам местного публичного управления об их качестве.

Данные о гражданах Республики Молдова с правом голоса, внесенные в заявку, являются личными. Доступ к ним ограничен, и их хранение и передача строго соответствуют действующему законодательству. Обработка персональных данных в нарушение законодательства должна быть санкционирована в соответствии с положениями Уголовно-процессуального кодекса Республики Молдова.

Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных ин­тервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, который также име­ет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

^ Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.97 №01-17/785 и при­ложение к нему, всего на 12л.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:

^ Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указыва­ется. Например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в мини­стерствах и ведомствах Российской Федерации, в 3 экз.

Сами документы - приложения к распорядительным документам име­ют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложе­нием к какому документу они являются. Например:

Приложение

к приказу Министра

здравоохранения России от 12.08.97 №36

^

ГЛАВА 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ


Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определён ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. В нём изложены правила оформления каждого реквизита документа.

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный тер­мин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называет­ся "обязательный элемент оформления официального документа".*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризую­щих документы, определяется целями создания документа, его назна­чением, требованиями к содержанию и форме данного документа, спо­собом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, под­линность и подложность, физическое состояние документа, формат бу­маги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служеб­ном документе делает документ недействительным. Для ряда докумен­тов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодатель­ных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" предписано, что "Первичные учётные докумен­ты принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащей­ся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

А) наименование документа;

Б) дату составления документа;

В) наименование организации, от имени которой составлен документ;

Д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хо­зяйственной операции и правильность её оформления;

Ж) личные подписи указанных лиц".*

* Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуля­ром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизи­тов.* Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы.

* ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781 - протоколы заседаний ОСТ 1782 - извещения о заседаниях.

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требова­ния к отдельным системам документации, применяемым в сфере управ­ления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядитель­ной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-об­разцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в опреде­ленной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектирует­ся формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей пара­метрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бу­маги А4 (210х297мм.). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помо­гает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, при­менить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов изло­жены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Требования к оформлению документов. Он "распространяется на организационно-рас­порядительные документы, предусмотренные Унифицированной систе­мой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, прото­колы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административ­ных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаи­модействия, обеспечения и регулирования деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государ­ственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы и вида деятельности".

Таким образом стандарт распространяется на любые, как государ­ственные, так и негосударственные организации.

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. ГОСТ указывает следующие реквизиты, кото­рые могут быть использованы при создании документа:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 Герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

05 код формы документа;

08 название вида документа;

09 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 отметка для автоматического поиска документа.

Таким образом в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все рек­визиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них вза­имоисключающие, например, "название вида документа" и "справочные данные об организации"; "гриф утверждения документа" и "адресат". Кон­кретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подго­товки и работы с ним.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управ­ленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных час­тей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих рек­визитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

Тема: Современные документы и их оформление

1. Обязательный элемент оформления официального документа – это

Реквизит

наименование документа

2. Существуют следующие варианты расположения реквизитов в бланке:

Угловой и продольный

угловой и центрированный

продольный и флаговый

центрированный и продольный

3. К постоянным реквизитам относятся:

наименование организации

Справочные данные об организации

наименование вида документа

регистрационный номер документа

4. Реквизит, содержащий содержание поручения и его исполнителей, определяется как:

Резолюция

гриф согласования

гриф утверждения

отметка об исполнителе

5. Реквизит «наименование документа» ОТСУТСТВУЕТ на документе:

Письмо

протокол

должностная инструкция

штатное расписание

6. В верхнем поле документа помещается

Товарный знак организации

отметка о контроле

резолюция

7. Дата отсутствует в следующем реквизите

Гриф ограничения доступа к документу

гриф утверждения документа

гриф согласования документа

виза согласования документа

8. Бланк, на котором оформлен приказ, определяется как:

бланк конкретного вида документа

Общий бланк

бланк письма

бланк организации

9. По своему составу сложными реквизитами являются

отметка о заверении копии

гриф утверждения

отметка о контроле

Код формы документа

10. Гриф согласования ставится:

при внешнем согласовании

при внутреннем согласовании

11. Подпись на документе, оформленном на бланке организации, выглядит следующим образом:

Директор С. П. Филатов

Директор Филатов С. П.

12. Печать организации ставится на следующих документах:

Справка

Протокол

Постановление

13. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, определяется как:

Формуляр документа

типовой формуляр

формуляр-образец

бланк документа

14. Правила оформления реквизитов документа регламентируются:

ГОСТ Р 51141 – 98

ГОСТ Р 6. 30 – 2003

15. Отметьте реквизиты, идущие после текста документа:

Отметка о наличии приложения

резолюция

отметка о заверении копии

отметка о контроле

Дата

16. Виза на документе располагается

до реквизита «подпись»

В правом нижнем углу документа

17. Формуляр-образец - это совокупность реквизитов

расположенных в определенной последовательно­сти для данного документа

расположенных в определенной последователь­ности для данного вида документов

расположенных в определенной последователь­ности для данной системы документации

совокупность обязательных реквизитов

18. На бланках организаций с воспроизведенным Государственным гербом эмблема

может помещаться в некоторых случаях

не может помещаться

может помещаться в обязательном порядке

Может помещаться по усмотрению организации

19. Юридическую силу документу придает

гриф согласования

гриф утверждения

регистрационный номер

виза согласования

наименование вида документа

20. Юридическую силу документу придает

Виза согласования

Гриф согласования

Подпись

Печать

резолюция

21. Распоряжение руководителя по выполнению задач, изложенных в документе, называется

инструкцией

заверением

Резолюцией

указанием

22. Символическое графическое изображение в верхнем поле документа – это

Эмблема организации

товарный знак

знак обслуживания

23. В верхнем поле документа НЕ помещается

герб субъекта РФ

отметка о контроле

отметка о поступлении документа в организацию

Резолюция

24. Гриф согласования ставится:

при внешнем согласовании

при внутреннем согласовании

При внешнем и внутреннем согласовании

всегда при согласовании документа

25.Отметьте правильный вариант оформления даты документа:

26. Подпись на документе, оформленном на бланке организации, выглядит следующим образом:

Директор С. П. Филатов

Директор Филатов С. П.

Директор ООО «АМИК» С. П. Филатов

Директор ООО «АМИК» /С. П. Филатов/

27. Отметьте реквизиты заголовочной части документа:

Отметка о контроле

отметка о наличии приложения

отметка об исполнении документа и направлении в дело

Отметка о заверении копии

заголовок к тексту

28. Если приложение к документу сброшюровано, то количество листов

Не указывается

указывается

указывается в исключительных случаях

указывается по инициативе отправителя

29. Отметьте реквизиты, идущие после текста документа:

отметка о наличии приложения

резолюция

Дата

отметка о заверении копии

отметка о контроле

30. Виза на документе располагается

от левого поля после реквизита «подпись»

до реквизита «подпись»

в левом верхнем углу документа