Как оформить гарантийное письмо образец. Правила и порядок составления гарантийного письма

Инструкция

Составьте гарантийное письмо на фирменном бланке или поставьте угловой штамп с заполненными реквизитами компании (название, форма собственности, банковские реквизиты и фактический адрес). Зарегистрируйте письмо как исходящий документ. В правом верхнем углу укажите реквизиты адресата (полное наименование организации, должность и ФИО руководителя).

Письмо может содержать просьбу о поставке или выполнении услуг и гарантировать их своевременную оплату. В таком случае оно будет начинаться словами "Просим выполнить" и последним пунктом сообщать "Оплату гарантируем". Для письма, содержащего только гарантию оплаты, начало будет "Гарантируем оплату".

Далее перечислите товары или услуги, которые и стали предметом для заключения двухстороннего договора. Укажите сумму сделки цифрами и прописью, а также сроки уплаты указанных сумм. В конце документа в обязательном порядке укажите полное наименование, банковские реквизиты для перечислений и юридические адреса каждой из сторон.

Передайте письмо на подпись руководителю. В некоторых случаях подписывают еще и у главного бухгалтера. Заверьте их подписи печатью.

Деловые взаимоотношения иногда предполагают исполнение обязательств одной из сторон на условиях отсрочки оплаты выполненных работ или отпущенного товара. Даже в том случае, если вы давно сотрудничаете с контрагентом и уверены в его надежности, исполнение своих обязательств он должен подтвердить гарантийным письмом , в котором оговариваются сроки и условия оплаты услуг, продукции или товара. Если этот контрагент – вы, то вы должны знать, как правильно написать гарантийное письмо.

Инструкция

Подпишите гарантийное письмо руководителем предприятия или организации, а также главным бухгалтером (если вы - юридическое лицо), дайте расшифровки каждой подписи. Такое письмо достаточно убедительно и позволит вашему партнеру не сомневаться в надежности ваших гарантийных обязательств.

Видео по теме

Договор на оказание услуг в его устной форме представляет собой, пожалуй, один из самых древних договоров в нашем обществе. Но специальные нормы, определяющие эту сферу отношений, появились сравнительно недавно. В общих чертах, типовой договор на оказание услуг предполагает, что одна сторона (исполнитель) обязуется оказать по заданию заказчика какую-то услуг у, а заказчик обязуется такую услуг у оплатить.

Инструкция

Готовя договор на оказание услуг , помните, что он составляется в простой письменной форме. Это означает, что, будучи составленным в виде документа, такой договор не должен регистрироваться государственными органами либо заверяться нотариально.

В начале договора укажите место его заключения (наименование населенного пункта), время заключения (число, месяц и год), а также фамилии, имена и отчества сторон договора. Если одна или даже обе стороны договора действуют от имени юридического лица, укажите должности лиц, подписывающих данный договор и наименование документов, на основании которых они действуют (устав организации, доверенность и т.д.).

Далее пропишите предмет договора, а именно ту деятельность, которая должна быть выполнена исполнителем. Укажите права и обязанности сторон и ответственность, которую будут нести стороны за нарушение обязательств, указанных в договоре, или законных прав одно из сторон.

Предусмотрите в договоре пункт о чрезвычайных обстоятельствах, которые могут сделать выполнение договора невозможным. Такими форс-мажорными обстоятельствами могут быть природные катаклизмы, массовые беспорядки и иные действия третьей стороны, обстоятельства непреодолимой силы и т.д.

Внимательно отнеситесь к вопросу о сроках и порядке исполнения договора. Сроки должны быть реальными, что, в первую очередь, компетентно может определить исполнитель. Важен также момент, связанный с требованиями заказчика к качеству оказываемой услуг и. Желательно подробно расписать критерии, позволяющие оценить качественную сторону выполненной работы. Безусловно, в договоре не обойтись без указания цены договора и порядка расчетов с исполнителем.

Выделите отдельным пунктом порядок приема работ или оказания услуг и; укажите, как будет оформляться окончание договора. Обычная практика – составление акта приема-передачи. Не лишним будет также внести в договор порядок выставления претензий и их устранения, а также способы урегулирования спорных вопросов.

Заключительная часть договора должна содержать информацию о реквизитах сторон. Проставьте в договоре фамилии и инициалы лиц, подписывающих документ, оставьте место для проставления печатей, если они имеются.

Видео по теме

Источники:

  • Договор на оказание услуг (образец)
  • составить договор на оказание услуг

Этикет делового общения подразумевает правильное составление письменной корреспонденции. И если шаблоны и шапки деловых писем оформляются довольно стандартно, то подписям в корреспонденции уделяется недостаточно внимания. Чтобы адресат правильно расшифровал ваше послание, деловое письмо имело юридическую силу, необходимо корректно и правильно представить должностное лицо в конце делового письма.

Инструкция

Официальные письма следует печатать на специальном бланке, соответствующем стандарту. Вверху листа бумаги должны присутствовать постоянные элементы: шапка письма (полное и сокращенное название фирмы-отправителя, ее почтовый и юридический адрес, номер телефона и факса, сайт), далее идет основной текст, внизу - подпись ответственного лица.

Поле для подписи располагается в левом нижнем углу непосредственно под текстом делового письма. Перед строкой для подписи укажите наименование должности лица, подписывающего письмо , и расшифровку ФИО. Ввиду того, что деловые письма всегда оформляются на бланках учреждений, само наименование организации в подписи не указывайте. Например: Генеральный директор телерадиокомпании, подпись... А.П. Сидоров».

Иногда под деловыми письмами требуется поставить две и более подписи, в случае если требуется подтвердить действительность первой подписи или в особо важных документах (письма по финансово-кредитным вопросам должны заверяться и подписью главного бухгалтера предприятия). Расположите подписи строго одну под другой в той последовательности, которая соответствует старшинству должности – от большей к меньшей, например:Директор департамента, подпись... П.В. Тропарь
Главный бухгалтер, подпись... Т.С. Собанко.

Если письмо должны подписывать несколько лиц, занимающих одинаковые/равные должности, расположите их подписи на одном уровне, например:Начальник финансового отдела, подпись... П.О. Иванов, Начальник отдела кадров, подпись... К.О. Петров.

Если на момент подписания делового письма должностное лицо, для подписи которого заготовлено место на проекте бланка, отсутствует, документ имеет право подписать лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. Укажите фактическую должность лица, чья подпись будет стоять в письме («и.о.» или «зам.») и его фамилию. Нельзя подписывать деловые письма, используя предлог «за» или косую черту перед указанием должности.

Гарантийное письмо документально подтверждает исполнение действий или условий, сроков или фактов оплаты, гарантии качества и другие, ранее оговоренные условия. Оформляется официальное гарантийное письмо на фирменном бланке и заверяется подписью руководителя предприятия и печатью. Гарантийное письмо может содержать реквизиты и названия сотрудничающего предприятия, банковские реквизиты и гарантийные даты.

Как написать гарантийное письмо

Оформлять гарантийное письмо желательно на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и бухгалтера в т.ч.

При его составлении необходимо учитывать следующие реквизиты:

  • номер и дата исходящего документа;
  • название организации и должностного лица, которому оно адресовано;
  • наименование документа;
  • текст письма;
  • банковские реквизиты, а также размер штрафа в случае нарушения обязательств (в случае гарантийного письма на оплату).

Гарантийное письмо может содержать следующие формулировки:

  • Гарантируем...
  • Настоящим письмом гарантируем...
  • Компания "Х" гарантирует...
  • Своевременную и полную оплату гарантируем...
  • Настоящим гарантируем...

Образец гарантийного письма

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

ООО "Избушка", ОГРН 1111111111, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: xxxxxxx, ул. xxxxxxxxx, xx, на основании Договора исполнения работ № 35/2012 от 10 октября 2012 года (далее - Договор), заключенного с ООО "Север", настоящим письмом гарантирует завершение строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2012 г.

О том, , будет интересно тем лицам, которые заинтересованы в том, чтобы получить от должника какой-то подтверждающий документ. В нем заемщик обязуется выполнить определенные действия в рамках взаимных отношений сторон. Гарантийное письмо применяется в различных сферах, о том, как написать гарантийное письмо, поговорим ниже. Гарантийное письмо – это документ делового оборота, составляемый одной из сторон (или физическим лицом), во время проведения сделки, который содержит в себе информацию подтверждающею соблюдения оговоренных условий, а также выполнение каких-либо действий.

Гарантийное письмо – это некий собой способ обеспечения обязательств. Не только юридические лица интересуются тем, как написать гарантийное письмо, порой физические лица, также нуждаются в документе подобного типа.

Гарантийное письмо актуально в следующих сферах:

Трудовое право. В этом случае, при приеме на трудовую деятельность необходимо написать гарантийное письмо. Как правило, оно требуется при подаче пакета документов в ФМС для граждан-мигрантов.
Договорное право. Тут существует много нюансов, которые предполагают написание подобного письма. К примеру, договор аренды, займа, гарантийный документ от владельца помещения или об оплате долга, и т.д.



Форма гарантийного письма – произвольна, поэтому его совсем не трудно составить, а содержание основывается на определенной ситуации.

Можно несколькими методами направить второму лицу гарантийное письмо:

1. Заказным письмом по почте.
2. Лично в руки. В таком случае, сторона, которая получила письмо, должна поставить свою подпись на втором документе.
3. При помощи электронной почты.

Как составить гарантийное письмо

Закон не предусматривает нормы составления гарантийного письма, однако при заполнении формы желательно обратить внимание на следующие моменты:

В обязательном порядке, прописывается получатель документа, а именно его ФИО полное или наименование юр. лица, телефон, адрес, и другие информационные сведения;

Тело письма предполагает полную опись – по какой причине возникли правоотношения сторон, что конкретно обеспечивает данное письмо, в какие установленные сроки будут происходить конкретные действия, описанные в гарантийном письме и т.д.;

Можно приложить дополнительные документы к составленному письму, если вы посчитали, что с данными сведениями должен ознакомится получатель;

Если гарантийное письмо составлено на нескольких страниц, то они все должны пронумеровываться и прошиваться или можно поставить подпись на каждой странице;

В большинстве случаев, гарантийное письмо пишется в ответ на какую-либо претензию, поэтому нужно данный факт отразить в тексте документа;

Обязательно ставятся подпись и дата в конце документа, при этом подпись только проставляет уполномоченное лицо (от юр. лица требуется дополнительно печать).

Форма письма

Чтобы правильно написать гарантийное письмо, необходимо ознакомиться с его бланком. Он составляется от имени юр. лица и должен в себе содержать все реквизиты (сокращенное или полное наименование, ОГРН, ИНН, телефон, адрес). Если документ пишется физ. лицом, то разрешается произвольный порядок написания.

Как написать гарантийное письмо?

Разрешено составлять документ в письменной форме или же на официально утвержденном бланке юр. лица, или на простой бумаге физ. лицом. Гарантирующая сторона должна написать определенные сроки в зависимости от определенной ситуации. Если это необходимо можно описать методы выполнения, которые обязуется осуществить вторая сторона.

Конечно, гарантийное письмо не считается документом, обязательным в осуществлении, так как оно не имеет нормативного характера. Тем не менее, при его написании обе стороны надеются на честность в исполнении должника. Другими словами, такие документальные отношения, целиком и полностью основаны на доверии.

Пример гарантийного письма:

Директору ОАО «Еврострой»
Кисличенко Олегу Викторовичу
от Панова Сергея Петровича
проживающего по адресу:
г. Пенза, ул. Горького, д. 2 кв. 8
Контактный тел.: +7 111 258 23 58


Гарантийное письмо


Я, Панов Сергей Петрович, обязуюсь оплатить полученный стройматериал от ОАО «Еврострой», согласно составленному договору на предоставление строительных материалов от 17. 04. 2015 № 3 в сумме 20 500 (двадцать тысяч, пятьсот) рублей в оговоренный срок до 20. 07. 2015.
15.04.2015

Подпись (расшифровка)


Мы постарались, как можно детальнее рассмотреть, как правильно писать гарантийное письмо , надеемся изложенный материал окажет вам помощь в любой жизненной ситуации.

Наверное, для многих обывателей не является секретом тот факт, что современный бизнес представляет собой гибкую систему коммерческих взаимоотношений между партнерами, результатом которой является денежно-товарный бартер.

Стоит также отметить, что партнерами экономических отношений в бизнесе могут выступать, как определенные компании и организации, так и физические лица и индивидуальные предприниматели.

Бизнес отношения между партнерами могут развиваться многими путями и схемами, но одним из основных видов взаимодействия является деловая переписка, главным элементами которой являются правильно составленные письма. Здесь необходимо также упомянуть тот момент, что сообщения подобного рода абсолютно не имеют ничего общего с письмами личного характера, написанными в литературном жанре.

Сообщения деловой переписки составляются согласно установленным правилам, поэтому человеку, собирающемуся заняться коммерческой деятельностью, прежде всего, необходимо знать по каким критериям оформляются письма во взаимоотношениях между партнерами по бизнесу.

Одним из основных видов деловых сообщений является гарантийное письмо, правильное составление и использование которого во многом способствует продвижению и развитию коммерческих взаимоотношений.

Для того, чтобы люди знали как правильно оформлять гарантийные письма, в этой статье мы подробно расскажем о сообщениях подобного рода, для чего они составляются и где используются, а также укажем какие их виды существуют.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Что собой представляет данный документ

Гарантийное письмо представляет собой деловой документ некоммерческого характера, в котором отображается соблюдение оговоренных условий или выполнение определенных действий.

Иначе говоря, гарантийное письмо является официальным обеспечением того, что один из партнеров по сделке выполнит возложенные на него обязательства.

Стоит сразу упомянуть о том аспекте, что законодательство не определяет гарантийное сообщение, как документ, имеющий юридическую силу, хотя и скрепляется подписью и печатью одной из сторон сделки.

Как правило, гарантийное письмо оформляется как дополнение к основному договору в том случае, когда один из партнеров имеет сомнения насчет выполнения обязательств, взятых другой стороной сделки.

В каких случаях оно составляется

Прежде всего, стоит знать, что оформление гарантийного сообщения будет наиболее оптимальным в тех сферах жизнедеятельности людей, которые функционируют на основании базовых положений договорного и трудового права.

В большинстве случаев гарантийное сообщение составляется тогда, когда одна из сторон коммерческого договора нарушила согласованные обязательства по выплате денежных средств, и чтобы избежать судебной тяжбы, неплательщик направляет кредитору или поставщику продукции данный вид письма.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Правила составления

    Вполне резонно предположить, что, так как гарантийное сообщение является официальным документом, то, соответственно, к его составлению предъявляются определенные критерии , которые выражаются в следующих важных моментах:

    Форма и структура документа

    Немаловажным является тот факт, что написание гарантийного обязательства может иметь произвольную форму, однако стоит всегда придерживаться лаконичного и делового стиля при написании этого вида документа.

    Что же касается структуры текста гарантии , то она должна соответствовать аспектам, освещающим следующие информационные моменты:

    • полностью фамилия, имя, отчество отправителя или наименование организации;
    • юридический адрес гаранта;
    • фактический адрес проживания отправителя;
    • реквизиты отправляющей стороны, которые могут быть представлены в виде индивидуального налогового номера и так называемого «кода причины постановки» на налоговый учет;
    • основной блок гарантийного письма, который в себе должен содержать конкретную информацию, например, срок исполнения договоренности, конкретная сумма и срок погашение задолженности и прочее;
    • если организация является юридическим лицом, то в гарантийном письме обязательно наличие штампа гербовой печати, также подписей руководителя и главного бухгалтера;
    • для индивидуального предпринимателя достаточно наличие подписи;
    • в конце текста обязательно должно быть наличие даты составления гарантийного обязательства.

    Обязательные фразы основного блока

    Считается, что в тексте гарантийного письма оптимальным и целесообразным будет употребление следующих словосочетаний:

    • даем гарантию;
    • подтверждаем своевременную оплату;
    • гарантируем оплатить в полном объеме сумму задолженности;
    • обязуемся осуществить оплату;
    • настоящим подтверждаем платеж.

    В тексте гарантии никоим образом не должна употребляться фраза «гарантийное письмо»!

    Особенности разных видов гарантийных писем

    В предыдущих разделах статьи мы указали основную схему составления гарантийного сообщения. Однако стоит отметить тот факт, что при разных ситуациях составляются различные виды гарантий, которые имеют свою определенную специфику.

    Чтобы понимать особенности оформления разных видов гарантийных писем, мы выделили важных аспектов в следующих тезисах:

    Таким образом, в этой статье мы в доступной форме раскрыли понятие «гарантийного письма», а также раскрыли суть содержания отдельных видов этого документа.

    Надеемся, что информация, изложенная в статье, станет для вас достаточно полезным источником знаний в этой области.

    О необходимости составления гарантийных писем рассказано в следующем видеосюжете:

В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене. Для упорядочения данных взаимоотношений существует деловая переписка, формой одной из таких являются гарантийные письма.

По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.

Гарантию часто используют в претензионном (досудебном) порядке разрешения споров. Когда долг образовался и есть основания подачи иска в суд, но с помощью гарантийных обязательств, происходит так называемая отсрочка платежа до определенного срока. Этот инструмент закреплен в статьях 619, 715, 723, 480 Гражданского кодекса РФ, которые дают должнику дополнительный срок для устранения нарушений условий договора (например, условий об оплате).

Так в каких же случаях стоит составлять гарантийное письмо? Этот вопрос решается по соглашению сторон. Одна из сторон в обязательном порядке вправе потребовать предоставить им гарантийное обязательство (например, когда поставка товаров осуществляется в кредит или не по предоплате).

В большинстве же случаев, гарантии все-таки составляются при нарушении сроков исполнения денежных обязательств, когда неплательщик, пытаясь избежать судебного разбирательства, направляет своему кредитору данный документ. Также в нередких случаях указанная гарантия пишется в ответ на претензию о погашении долга.

К примеру, поставщик направляет в адрес покупателя претензию с требованием оплатить сумму долга по поставленному товару, с указанием того, что должник в определенные договором сроки свои обязательства не исполнил.

Действующим российским законодательством общеобязательных требований к составлению и сущности гарантийного письма не предусмотрено, тем не менее, они имеют юридический характер.

Однако, правильно и квалифицированно составлять данные письма должен уметь каждый деловой человек.

В данной статье предполагается рассмотреть особенности и правила составления (оформления) гарантии по оплате задолженности.

Основные требования

Составляя данную гарантию, нужно с полной ответственностью и серьезностью подойти к составлению его текста. Его содержание должно быть четким и понятным, язык деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Указывая сроки, в течение которых обязательства будут погашены, необходимо осознавать свои материальные возможности. Ведь в случае неисполнения гарантии, вы можете понести убытки в виде судебных издержек, пенни, штрафов.

Текст гарантийных писем в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:

  1. Наименование организации, ФИО лица – отправителя.
  2. Реквизиты отправителя (ИНН, КПП).
  3. Юридически и фактический адрес отправителя.
  4. Наименование организации, ФИО лица, которому оно адресовано — получателя письма.
  5. Указание вида обстоятельств или изложение всей сути предоставляемых адресату гарантий, сроки исполнения, сумма задолженности (указывается прописью и цифрами), график погашения задолженности, номер и дату договора, по которому возник долг.
  6. Гербовая печать компании-отправителя. В том случае, если у составителя письма нет печати (у физического лица или индивидуального предпринимателя), достаточно только его подписи.
  7. Наличие подписи руководства и главного бухгалтера.
  8. Дата составления документа.

При написании письма формулировка «гарантийное письмо» не принципиально должна встречаться в тексте.

Будет также нелишним (и к тому же это вызовет доверие со стороны кредитора), если в письме будут указаны штрафные санкции за невыполнение обязательств в оговоренный срок.

Какие формулировки использовать при подготовке гарантийного письма

Чтобы как можно правильнее сформулировать суть заверения, необходимо знать какие формулировки наиболее четко его отразят.

Самыми подходящими будут слова и выражения:

  • Гарантируем.
  • Обязуемся выплатить сумму долга.
  • Оплату в срок подтверждаем.
  • Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии ).
  • Своевременную оплату гарантируем.
  • Настоящим даем гарантию.

Образцы заявлений

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Настоящим письмом обязуемся погасить в срок до 15 июня 2016 года имеющуюся задолженность по договору поставки непродовольственных товаров № 132/ТК от 20.01.2016 г. по оплате за поставленный товар в размере 123 466 (сто двадцати трех тысяч четыреста шестидесяти шести) рублей, с учетом НДС. Оплата будет производится равными частями ежемесячно:

  • до 15.04.2016 г. – 41 155 руб.
  • до 14.05.2016 г. – 41 155 руб.
  • до 15.06.2016 г. – 41 156 руб.

Генеральный директор __________________ /А.Н. Иванов/

Образец № 2

ПИСЬМО ОБ ОПЛАТЕ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

В связи с тяжелым финансовым положением на предприятии из-за задержки финансирования со стороны заказчика, в настоящее время перед вашей организацией образовалась непредвиденная задолженность по договору субподряда № 567/2015 от 17 ноября 2015 года в сумме 670 000 (шестьсот семьдесят тысяч) рублей. В свою очередь гарантируем, погашение долга в полном объеме в срок до 30 декабря 2016 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1% от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Директор _______________В. Л. Соболев

Главный бухгалтер _______________И. В. Писарева

Образец № 3

В ответ на вашу претензию от 13 августа 2015 г. № 434 сообщаем следующее:

10.05.2014 г. между нашей организацией и Вами был заключен договор аренды нежилого помещения № 678-56. Действительно, согласно акту сверки от 30.06.2015 г. у нашей организации образовалась задолженность по оплате арендных платежей и коммунальные услуги за июнь и июль 2015 г. в сумме 60 000 рублей. В свою очередь, просим извинения за ненадлежащее выполнение взятых на себя обязательств (по причине блокировки расчетного счета налоговой службой) и гарантируем в срок до 30.09.2015 г. погасить всю образовавшуюся задолженность в полном размере. Также гарантируем в будущем не нарушать условия заключенного между нами договора.