Кто восстанавливает трудовую книжку. Как восстановить записи в трудовой книжке при ее утере

Согласно ТК РФ, трудовая книжка – обязательный документ при приеме на работу. Его наличие дает человеку право претендовать на получение трудовой пенсии. Поэтому потеря трудовой может повлечь за собой серьезные неприятности. Случаи утраты этого документа возможны как по вине работодателя, так и при чрезвычайных ситуациях. Также потерять книжку может и сам сотрудник.

В этой статье мы ответим на самые часто задаваемые вопросы: можно ли восстановить трудовую книжку при потере? Что грозит работодателю? Кто может выдать дубликат? Кроме того, расскажем, нужно ли подтверждать утрату трудовой и как правильно составить заявление о замене утраченного документа.

Зачастую сотрудники сталкиваются с необходимостью восстановления трудовой книжки, мотивируя это самыми разными причинами. Рассмотрим ситуации, в которых требуется дубликат документа:

  • Книжка была утеряна работником;
  • «Трудовая» была украдена;
  • Утрата книжки в результате чрезвычайной ситуации (стихийные бедствия, техногенные и экологические катастрофы).

Утрата может произойти случайно или преднамеренно. Во всех вышеперечисленных случаях ответственность за восстановление книжки лежит на том лице, у кого она находилась в момент потери. Как правило, «трудовая» находится по основному месту работы, поэтому решение данного вопрос ложится на плечи работодателя. Но иногда работнику приходится заботиться о дубликате самостоятельно.

Порядок действий

Потеря трудовой книжки может случиться с каждым сотрудником. В подобной ситуации необходимо сразу предпринять все возможные меры для ее восстановления. Итак, что же нужно делать при утрате трудовой?

  • Определить, где находилась книжка до ее утраты;
  • Подать заявление работодателю об утрате трудовой книжки;
  • Подтвердить стаж работы необходимыми документами;
  • Обратиться в Пенсионный фонд;
  • Написать заявление в территориальное отделение Госархива;

Сразу после того, как вы узнали об утрате документа, следует обратиться с письменным заявлением к вашему последнему работодателю. В течение 15 дней с момента получения заявления он обязан выдать вам дубликат. В нем должны содержаться обобщенные сведения обо всем трудовом стаже работника.

Если работодатель отказывается восстанавливать «трудовую», можно обратиться в местное отделение Пенсионного фонда. Для этого нужно составить и подать заявление лично с подписью о вручении либо отправить его заказным письмом. Через 10 дней после рассмотрения запроса пенсионные органы выдадут справку о вашем трудовом стаже. Восстановить трудовую можно и с помощью архива по месту регистрации фирмы. В подобных учреждениях хранятся все документы предприятий, в том числе и ликвидированных.

В том случае если работодатель намеренно не возвращает вам трудовую книжку, подайте на него исковое заявление. В суде вы также можете потребовать восстановить утраченный документ, а также выплатить вам моральную компенсацию. Само судебное разбирательство не займет у вас больше двух месяцев.

При утере трудовой книжки работодателем вы можете привлечь его к административной ответственности. Ему могут выписать штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей. В том случае, если ваше начальство – юридическое лицо, сумма наказания составит от 30 до 50 тысяч рублей. Более того, за подобные правонарушения деятельность организации могут на время приостановить.

Как составить заявление?

Самый простой случай – если вы потеряли трудовую на своем первом месте работы . Для восстановления документа вам достаточно написать заявление на имя работодателя. К форме и содержанию такого обращения предъявляют ряд требований. Так, оно должно содержать:

  • Заголовок . Здесь должно быть указано название организации, ФИО работника, а также полное название документа – «Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой»;
  • Информационную часть . Этот пункт подразумевает причины утраты трудовой и выдержки из нормативных документов – обычно это Трудовой кодекс РФ. Предъявите требования о выдаче дубликата, а также не забудьте указать данные о вашем трудовом стаже;
  • Перечень приложенных документов;
  • Дату и подпись заявителя.

Какие документы нужны?

Для того, чтобы восстановить трудовую книжку, в которой указано несколько мест работы, вам придется подтвердить свой стаж соответствующими документами. Их нужно будет предъявить последнему работодателю вместе с заявлением о выдаче дубликата. Так, вам потребуются:

  • Копия трудовой, заверенная кадровиком или бухгалтером;
  • Трудовые соглашения со всех предыдущих мест работы;
  • Распоряжения о приеме на работу, увольнении, объявлении благодарности и т.д.;
  • Справки и выписки о начислении зарплаты;
  • Справка о трудовом стаже из Пенсионного фонда;
  • Выписки из госархива;
  • Решение суда о восстановлении трудового стажа.

Утрата или порча документов всегда доставляет неприятности. Некоторые из них восстанавливаются сравнительно просто и быстро, а другие напротив. Многие из нас даже не имеют понятия что делать, если потерял трудовую книжку. Как быть в этой ситуации? Каким образом восстанавливается трудовая книжка: самостоятельно либо через работодателя?

Причины утраты

Гласит о том, что во время приеме на работу новоиспеченный соискатель должен предоставить трудовую книжку. Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения. Довольно часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты. Если потерял трудовую книжку, что делать?

Прежде всего, трудовая книжка - документ, имеющий юридическую силу. Причины утраты могут быть следующими:

  1. Работник потерял документ.
  2. Работодатель потерял документ.
  3. Документ был украден.
  4. Книжка была утеряна из-за стихийного бедствия, природных катаклизмов и прочих форс-мажорных обстоятельств.

Вина работника

В ситуациях, когда трудовая книжка выдается работникам на руки, он несет непосредственную ответственность за ее сохранность. При этом утрата книжки может быть случайной, так и преднамеренной (к примеру, при увольнении по статье). Если работник потерял трудовую книжку, что делать? В любом случае необходимо ее восстанавливать либо заводить новую.

Большинство трудоустроенных граждан наивно полагают, что при утрате книжки можно купить новую и передать ее в отдел кадров. Однако такие действия могут привести к потере стажа, что может оказать влияние на принятие решения работодателем о приеме нового сотрудника в штат. Вопрос о восстановлении документа важен и для лиц с минимальным стажем.


Вина работодателя

Даже работодатели не застрахованы от утери трудовых книжек своих сотрудников. Если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику? Однозначно книжку необходимо восстанавливать, но заниматься этим вопросом будет уже непосредственно работодатель. При этом организация берет на себя ответственность только в случаях, когда работник числился в штате на момент утраты документа. Также по требованию сотрудников может быть выдана копия или оригинал книжки под расписку.

Иные причины

Довольно часто утрата этого документа вызвана причинами, не зависящими от сотрудника и работодателя. К примеру, это может быть кража, пожар, природные катаклизмы, правонарушения со стороны третьего лица. При этом восстановить книжку должна та сторона трудовых отношений, у которой документ находился в момент утраты.


Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?

Алгоритм если она была утрачена по вине работника, следующий:

  1. Работник обращается в организацию, где он был трудоустроен последний раз или состоит в штате на сегодняшний день, и пишет заявление о выдаче дубликата книжки.
  2. В течение 2 недель работодатель рассматривает заявление, а после выдает дубликат. Именно за этот период просьба бывшего сотрудника должна быть удовлетворена.

В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника. В трудовой книжке он указывает общий стаж работы в других фирмах без уточнения их названий и контактных данных на основании ранее предоставленных работником приказов, трудовых соглашений и прочих бумаг. Владелец же книжки не может самостоятельно заполнять книжку. Отметки делаются сотрудником отдела кадров. Помимо этого, если работник ранее получал награды и поощрения за свой труд, эти сведения также должны быть внесены.

К заявлению необходимо приложить следующую документацию:

  • приказы о зачислении в штат или об увольнении,
  • старые трудовые соглашения либо их нотариально заверенные ксерокопии,
  • копии ведомостей о начислении зарплаты,
  • выписку со счета системы пенсионного страхования.

Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты.


Если организация ликвидирована

Если потерял трудовую книжку, что делать, когда фактически организации уже не существует? В этом случае работнику следует обратиться в отделение Пенсионного фонда или в государственный архив. Помимо этого, восстановить документ можно через суд.

Однако сам процесс восстановления информации о стаже у ликвидированного работодателя довольно сложный. Для того чтобы получить справку о стаже, необходимо для начала направить письменный запрос либо лично явиться в отделение государственного архива, где осуществляется хранение документов ранее существовавшего предприятия. Если же архив отказывает в предоставлении информации, работник может подать судебный иск.


Если имеется копия

Если потерял трудовую книжку, что делать при наличии ее копии? Во-первых, следует помнить, что юридическую силу имеют только заверенные копии. Поэтому восстановить книжку можно, когда имеется заверенная копия. Существенно упрощается процедура получения новой трудовой книжки, когда у работника имеется копия старого документа, заверенная организацией. Чтобы получить новую книжку, необходимо представить работодателю заявление о выдаче дубликата и копии. Однако при наличии у работодателя сомнений в достоверности документа он может запросить дополнительную информацию у организаций, в которых сотрудник ранее трудился.

Что делать, если книжку невозможно восстановить через работодателя

Если потерял трудовую книжку, что делать при невозможности ее восстановления через работодателя? Для этого можно обратиться в те же инстанции, что и при ликвидации организации, а именно:

  • в отделение пенсионного фонда,
  • в государственных архив,
  • в суд.

В отделении ПФРФ необходимо написать лично заявление на восстановление трудовой книжки. Также можно отправить его заказным письмом по почте с уведомлением. Процедура занимает около 2 недель.

Процесс восстановления книжки через госархив происходит дольше. Для этого нужно направить письменный запрос в местное отделение государственного архива.

Самым долгим способом восстановления трудовой книжки является обращение в суд. В процессе рассмотрения дела бывшим работодателям направляются запросы. Когда предприятие ликвидировано или проверить подлинность информации не удается, используются показания свидетелей.


Работодатель потерял трудовую книжку: что делать?

Потерять трудовую книжку организация может по многим причинам.

Что же делать, если утрата документа произошла по независящим от работодателя обстоятельствам, к примеру, во время природного катаклизма. В данной ситуации организация создает специальную комиссию для расследования факта утраты трудовой книжки. В ее состав должны войти непосредственный руководитель предприятия либо его законный представитель, а также работник одного из органов исполнительной власти. После того как расследование причин будет проведено, составляется акт, на основании которого выдается дубликат документа.

А если по причине неуважения или халатности к сотруднику организация потеряла трудовую книжку, что делать? В этом случае работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа. При этом ответственными за утрату будут те сотрудники, по вине которых она произошла. Для восстановления трудовой книжки необходимо в письменной форме запросить у организации:

  • приказы о зачислении в штат,
  • копию трудового соглашения,
  • номер лицевого счета, куда направляется заработная плата либо справку 2-НДФЛ.

Помимо этого, нужно направить запрос в пенсионный фонд для получения выписки по произведенным отчислениям.

Если же организация виновна в утрате этого документа, но при этом отказывается его восстанавливать, работник может обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. Но если эти действия не имели результата, необходимо подать исковое заявление в суд.


Материальная ответственность организации

Как уже было сказано выше, работодатель при преднамеренной утрате книжки несет административную ответственность. Размер штрафных санкций составляет от 1000 до 5000 рублей для ИП и от 30000 до 50000 для юрлиц. Также деятельность организации может быть приостановлена на срок до 3 месяцев. Административный штраф может быть наложен только при судебном разбирательстве. Работник вправе взыскать за дни просрочки выдачи трудовой книжки часть среднего заработка, о чем гласит 234 статья ТК РФ. Также может быть взыскан и моральный ущерб.

Ситуации с потерей документов возникают довольно часто. Если вы потеряли трудовую книжку на работе, что делать? Однозначно ее необходимо восстанавливать. Бремя ответственности за восстановление книжки ложится на ту сторону трудовых отношений, по вине которой произошла ее утрата.

В соответствии с пунктом 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225, лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Согласно Правилам, при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Дубликат трудовой книжки оформляется в соответствии с Правилами и возвращается ее владельцу.
В случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате пожаров трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Дубликат трудовой книжки заполняется в порядке, установленном пунктом 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69.
Согласно данному пункту, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Утрата трудовой книжки - дело неприятное, хлопотное. И если утерян или уничтожен документ был по вине владельца, восстанавливать его придется именно владельцу. И у того возникнет сразу несколько логичных вопросов: каким образом это делается? Куда нужно обращаться по поводу? Какие потребуются документы? В какие сроки необходимо восстановить трудовую? И т.д.

Восстановление утерянной трудовой книжки

Но прежде всего, надо определиться с виновником утраты.

Очевидно, что трудовая книжка может хранится только в двух местах:

  1. У своего владельца, если он не трудоустроен на текущий момент.
  2. Или у нанимателя, если человек работает.

В первой ситуации виновным признается работник, и обязанность по восстановлению документа целиком ложится на его плечи . Во второй - работодатель или ответственный сотрудник отдела кадров компании, который по закону отвечает за хранение трудовых книжек штатных работников с момента их трудоустройства и до увольнения/выхода на пенсию. А значит восстанавливать книжку придется именно нанимателю.

Еще причиной утраты трудовой книжки могут служить обстоятельства непреодолимой силы, как то пожар, наводнение или иные стихийные бедствия. Тогда в силу вступают особые правила.

Но для начала попробуем разобраться, что делать, если документ просто утерян, без всякого форс-мажора.

Порядок восстановления трудовой книжки при утере


После выявления виновных в утрате трудовой книжки, потребуется написать заявление на ее восстановление. Сделать это в любом случае должен владелец. И если документ утрачен работодателем, заявление будет адресовано именно ему.

Законом определен срок для восстановления трудовой - это 15 дней с момента подачи соответствующего заявления. За это время должен быть выписан дубликат документа и восстановлена вся информация, содержащаяся в его оригинале.

Важно: по ситуации, когда в утрате трудовой книжки виновен работодатель, следует иметь ввиду, что подавать ему заявление нужно в 2-х экземплярах, один из которых остается в будущем у заявителя с отметкой о принятии обращения (включая дату, подпись с расшифровкой и должность принимающего лица).

А бывают случаи, когда утрата документов в отделе кадров работодателя носит массовый характер, тогда для расследования инцидента создается специальная комиссия, в которую входя не только члены руководства предприятия и профсоюза, но и представители заинтересованных государственных структур.

Что касается информации из трудовой книжки, подлежащей восстановлению на страницах ее дубликата, то она получается путем рассылки соответствующих официальных запросов по организациям всех предыдущих нанимателей работника.

Ответы принимаются в письменном виде, оформленные справками, содержащими информацию:

  • о периоде работы на предприятии;
  • должности;
  • стаже работника.

Как восстановить трудовую книжку если предприятие ликвидировано?

Бывает, что одно из предыдущих предприятий, на котором некогда трудился владелец восстанавливаемой трудовой книжки, в настоящее время (время отправления запроса) ликвидировано. Что делать в ситуации, когда фактически не с кого спросить об определенном периоде трудовой деятельности человека?

Восстановить требуемую информацию таки можно . Причем даже не одним, а сразу несколькими возможными способами:

  1. Обратиться с запросом в Пенсионный фонд Российской Федерации.
  2. Направить запрос в Государственный российский архив.
  3. Подать нужное исковое заявление в суд.

Давайте попробуем разобраться во всех вышеперечисленных методах поподробнее.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?


Первый и один из самых вероятных способов восстановление утраченной (по причине ликвидации предприятия) информации из трудовой книжки - обращение в ПФ РФ. Это должен сделать или работник (владелец трудовой) лично (можно и по почте заказным письмом с уведомлением), или его работодатель. В территориальном отделении Пенсионного фонда информационный запрос примут, обработают и дадут требуемый ответ.

Срок, отпущенный законом специалистам ПФ РФ на обработку сведений по запросу и предоставление их заинтересованным лицам, составляет только 10 дней . И делается это абсолютно бесплатно.

Однако такой метод хорош для восстановления недавней информации из утраченной трудовой. По старым годам рабочей деятельности заявителя в Пенсионном фонде может и не оказаться сведений. Потому что персонифицированный учет - нововведение последних лет, до этого такого понятия (и мероприятий с ним связанных) просто не существовало.

Как восстановить трудовую через архив?

Если интересующие заявителя данные отсутствуют в ПФ РФ, возможно они сохранены в Государственном архиве по месту существования ныне ликвидированного предприятия.

Разумеется, запрос в архив - процесс более трудоемкий, нежели аналогичный запрос в местное отделение Пенсионного фонда. Заявление нужно будет писать по всем правилам обращения в государственные инстанции - с обязательной «шапкой» вначале, описанием ситуации, ссылкой на существующие законы, прошением необходимого и пр.

Ответ на подобный запрос будет получен в установленные действующим законодательством сроки, обязательно в письменном виде. И там будет содержаться вся имеющаяся информация по конкретному месту работы конкретного человека. Если же сведения отсутствуют, об этом также будет официально сообщено работнику, с рекомендациями дальнейших действий последнего.

Что нужно для восстановления трудовой книжки в суде?


А вот этот вариант считается самым верным и результативным, но одновременно и самым трудоемким, а также самым долгим из всех перечисленных.

Действие через судебные органы начинается с подачи соответствующего иска. Составление такой бумаги самостоятельно - задача только для самых опытных и искушенных в судебных вопросах дилетантов. Всем остальным понадобится квалифицированная адвокатская помощь. Но коль скоро речь идет о страховом пенсионном обеспечении в будущем (которое, как и раньше, зависит сегодня от трудового стажа), то лучше воспользоваться профессиональной поддержкой.

Каким образом суд добывает информацию? Самостоятельно рассылает соответствующие запросы по бывшим нанимателям сотрудника . Но это судебные запросы, на которые ответственные лица реагируют совсем по-другому. Информация собирается тщательно, а ответы готовятся очень быстро.

Кроме того, суд имеет законное право допросить возможных свидетелей. Так что, если есть связь с бывшими сослуживцами, их можно вызвать в судебное заседание для дачи показаний. На основании таких допросов также может быть сформировано судебное решение.